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Práticas efectivas de facturação

Adapted from content excerpted from the American Express® OPEN Small Business Network


As empresas podem acelerar a cobrança das suas contas a receber e evitar problemas de atrasos no pagamento, desenvolvendo um plano concreto de facturação. A seguir estão algumas etapas que o ajudarão a proteger-se de clientes que demoram a pagar.

Crie uma factura real

Certifique-se de que as suas facturas sejam claras, precisas, detalhadas e fáceis de entender. Cada uma deve incluir o montante devido, número do pedido de compra, nome e morada do cliente e o seu nome, endereço e número de ID comercial. Inclua também o nome e telefone de contacto de uma pessoa da sua empresa, caso haja alguma pergunta. Se possível, indique as despesas detalhadamente. É mais difícil contestar uma factura detalhada. No caso de uma das despesas ser questionada, poderá pedir legitimamente a restituição das despesas detalhadas e incontestáveis. As facturas devem também conter uma observação para o cliente o contactar caso haja algum problema em relação aos seus serviços, além de um esboço claro dos encargos moratórios.

Facturas instantâneas por correio

Quanto mais cedo enviar as facturas, mais cedo receberá os pagamentos. Algumas pequenas empresas enviam facturas mensais, o que é um erro, pois pode demorar entre duas a três semanas a receber o pagamento. Em vez disso, envie facturas um ou dois dias após a entrega do seu produto ou conclusão de um projecto.

Envie a factura para a pessoa certa

Enviar uma factura para a pessoa errada pode atrasar os pagamentos entre 30 a 60 dias enquanto esta circula pela empresa. Fale com o seu cliente e pergunte a quem deve enviá-la. Caso a factura seja entregue a outra pessoa com quem não mantenha contacto, ligue e apresente-se antes de enviá-la pelo correio. Se a factura for enviada para o contabilista ou departamento de contabilidade do cliente, envie uma cópia aos seus clientes e informe-os por telefone.

Dê seguimento

Um contabilista pode facilmente ignorar uma factura caso não haja nenhuma confirmação por telefone sobre o seu estado. Um simples telefonema pode confirmar se a factura foi recebida e o pagamento efectuado. Se o pagamento não for efectuado na data prevista, verifique novamente com o contabilista para determinar uma nova data de pagamento e faça um seguimento semanal até receber o dinheiro.

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