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Protecção da propriedade intelectual

Adapted from content excerpted from the American Express® OPEN Small Business Network


O roubo de informações confidenciais e segredos comerciais pode ser tão prejudicial à empresa como o desfalque ou outras formas de fraude cometidas por um trabalhador. Utilize estas dicas para proteger a sua vantagem competitiva:

Compre um triturador de papel e use-o

Cuidado ao deitar para o lixo cópias de documentos importantes ou confidenciais. Entre eles estão: relatórios financeiros, propostas, informações de clientes, relatórios em geral, recibos, contas, facturas, etc. Não os coloque simplesmente no lixo. Triture-os primeiro. Colocá-los no lixo sem os triturar abre um leque de problemas de segurança. No caso de o seu lixo não estar devidamente acondicionado , os documentos importantes podem ir parar às mãos erradas ou voar pelas ruas por onde andam os seus concorrentes. Além disso, os espiões industriais têm sido vistos nas lixeiras à procura de informações confidenciais. Torne a destruição de documentos numa prática diária na sua empresa e peça a todos os seus trabalhadores que adoptem esta prática.

Tenha um plano para os trabalhadores dispensados

Não permita que um ex- trabalhador frustrado se transforme numa ameaça à sua segurança. Tenha um plano preparado para evitar que a pessoa saia da sua empresa com documentos confidenciais. Algumas etapas para isso:

  • Faça com que a pessoa saia imediatamente da empresa após o despedimento. Deixar um ex- trabalhador ficar por alguns dias para deixar os assuntos em ordem é o mesmo que convidá-lo a levar documentos e outras informações que possam ser valiosas para a sua empresa. Tenha um supervisor presente enquanto o trabalhador retira os seus pertences pessoais da mesa.
  • Peça a devolução imediata de qualquer informação confidencial da empresa, como a lista de clientes, as listas de preços, etc. Estabeleça a devolução atempada desses documentos como condição para receber indemnização pelo despedimento.
  • Peça que a pessoa lhe devolva as chaves, tanto as das instalações da empresa como as da sua mesa e do arquivo. Se isso não for feito, troque as fechaduras.
  • Remova imediatamente a senha da pessoa da sua rede de computadores. Isso será particularmente importante se a pessoa conseguir ter acesso à rede a partir de casa e, simplesmente, ligar-se e efectuar o download de informações extremamente importantes.

Use senhas nos computadores

Exija que os seus trabalhadores usem senhas para ter acesso aos seus computadores ou à sua rede. Isso vai impedir que pessoas não autorizadas tenham acesso a ficheiros importantes. Não deixe que os seus trabalhadores sejam displicentes em relação às suas senhas – faça com que as alterem mensalmente. Desencoraje as pessoas a usar recursos que "lembrem" as senhas – isso pode facilitar que uma pessoa não autorizada tenha acesso ao seu sistema. Enfatize que os trabalhadores devem desligar-se da rede todas as vezes que saírem das mesas, para que os utilizadores não autorizados não consigam entrar nas estações de trabalho.

Todos os trabalhadores devem assinar acordos de não-divulgação

Certifique-se de que os trabalhadores compreendem que a empresa considera o roubo de propriedade intelectual tão grave quanto o roubo de propriedade real. Utilize um acordo de não-divulgação, ou uma cláusula de confidencialidade num contrato de trabalho, para estipular as responsabilidades dos trabalhadores com relação às informações confidenciais ou aos segredos comerciais . Defina com clareza o que a sua empresa considera confidencial. Isso é muito importante, pois diferencia claramente que informações pertencem à sua empresa e quais são as do seu ex- trabalhador. O acordo também deve esclarecer as medidas que o trabalhador deve tomar para manter a confidencialidade, por exemplo: usar senhas de computador, não retirar a lista de vendas das instalações da empresa, não copiar documentos em discos, etc.

Restrinja o acesso aos seus documentos

Estabeleça e garanta o cumprimento de procedimentos rígidos para o acesso às informações confidenciais e segredos comerciais. Crie uma hierarquia de acesso entre os seus trabalhadores para informações importantes – permitindo que as informações sejam vistas somente por aqueles que precisam de as ver. Por exemplo, um representante de vendas talvez precise das informações para entrar em contacto com um cliente na sua área. Mas ele não precisa da lista inteira de clientes nem precisa de ter acesso aos dados da facturação. Marque os seus principais documentos electrónicos (como o seu banco de dados de cliente) como "apenas de leitura" para que não possam ser alterados ou gravados em disco.

Não desperte curiosidades

Não facilite a espionagem a pessoas que não precisam de ver documentos confidenciais. Incentive todos os que trabalham na sua empresa a tomar algumas precauções básicas. Nunca deixe documentos espalhados no ambiente de trabalho. Arquive os papéis importantes quando as tarefas estiverem prontas ou quando estiver longe da sua mesa. Tranque o arquivo e a mesa quando estiver fora. Feche os ficheiros do computador que não estiverem a ser utilizados e nunca deixe um ficheiro no seu ecrã quando não estiver na sua mesa.

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