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Prevenção de fraude por parte dos funcionários

Adapted from content excerpted from the American Express® OPEN Small Business Network


Desvios de dinheiro e outros tipos de fraude financeira são, talvez, o tipo mais comum de furtos por parte dos funcionários. As pequenas empresas tendem a ser vítimas de fraude porque não dispõem dos controlos necessários para impedi-la. Use as sugestões abaixo para ajudar a proteger o seu negócio de funcionários antiéticos.

Separe os deveres

Um funcionário não deve controlar, sozinho, uma transacção financeira do princípio ao fim. A pessoa que preenche os cheques nunca deve ser a mesma que os assina. A pessoa que abre a correspondência não deve ser também quem regista as dívidas de terceiros e reconcilia as contas. Dividindo as responsabilidades, dificultará qualquer tentativa de furto e manipulação dos registos para encobrir a fraude.

Trate das demonstrações bancárias pessoalmente

Não designe alguém que esteja num cargo propenso a cometer fraudes e que tem oportunidade de destruir ou eliminar provas do delito. O proprietário da empresa ou um contabilista externo deve receber os extractos bancários e os cheques cancelados de cada mês. Examine esses cheques cuidadosamente. Examine os beneficiários, as assinaturas e os endossos em cada cheque. Mantenha os olhos abertos para indícios de fraude, tais como:

  • cheques a fornecedores ou pessoas que não conhece
  • cheques descontados ao balcão do banco de valor superior ao que permite para a pequenas despesas
  • assinaturas que aparentem ser falsificadas
  • cheques em falta ou números de cheque fora de ordem
  • cheques passados a terceiros, mas endossados por alguém da sua empresa
  • cheques passados a beneficiários cujo nome não consta dos seus registos

Controle de perto os cheques da empresa

Não seja descuidado com os cheques da empresa. Mantenha-os trancados numa gaveta e não forneça a chave a ninguém. Use cheques pré-numerados e verifique frequentemente se há cheques em falta. Utilize um procedimento de "cheque anulado" que exija que a validação de todas anulações sejam feitas por si (o Proprietário). Exija que todos os cheques acima de um determinado valor tenham duas assinaturas (uma das quais seja a sua); e nunca, jamais, assine um cheque em branco.

Assine cada cheque de pagamento pessoalmente

Isso pode levar algum tempo, mas geralmente vale a pena. Examine os cheques para se certificar que se destinam a pessoas que conhece. Se houver algum nome do qual não se recorde, tente localizar essa pessoa. Mantenha uma contagem semanal do número de pessoas na folha de pagamentos e compare esse número com o número de cheques emitidos. Garanta que não é possível alterar o ficheiro principal da folha de pagamentos da sua empresa sem a sua aprovação e assinatura. Outra opção: tenha uma conta bancária separada para a folha de pagamentos e deposite nela a quantia exacta da folha, insistindo, então, numa pronta reconciliação mensal.

Controle de perto as dívidas de terceiros

Envolva mais de um funcionário na contabilidade e verificação das receitas recebidas. Certifique-se que todos os cheques recebidos estão correctamente endossados. Compre um carimbo "apenas para depósito" e use-o em todos os cheques recebidos, pois isso pode impedir que um funcionário faça o levantamento. Investigue pessoalmente as queixas dos clientes sobre os créditos não recebidos em pagamentos. Obtenha uma cópia da frente e do verso do cheque do cliente e certifique-se que foi depositado na conta da sua empresa.

Dê férias ao responsável da contabilidade

Um funcionário que esteja a desviar dinheiro é obrigado a fazer um esforço contínuo para ocultar esse tipo de furto. Muitos proprietários de pequenas empresas ficam surpreendidos ao descobrir que funcionários aparentemente leais — que nunca tiram férias, nem faltam devido a doença — estão, na verdade, a roubar o patrão. O motivo pelo qual essas pessoas querem permancer constantemente no escritório é com o objectivo de apagar complicados vestígios na papelada. Encoraje os funcionários responsáveis pela contabilidade a tirarem férias anualmente. O ideal é que as suas férias durem duas semanas e ocorram no final do mês, quando os livros são fechados. Use esse período de tempo para solicitar a uma outra pessoa para examinar os livros contabílisticos em busca de discrepâncias.

Faça a auditoria dos livros contabílisticos regularmente

Contrate um auditor externo, no mínimo, uma vez por ano, para a auditoria dos livros contabilísticos. Isso dificulta o encobrimento das fraudes pelos seus respectivos autores. A auditoria não deve ser programada antecipadamente, mas sim ocorrer de surpresa; garanta que a mesma não ocorra todos os anos no mesmo período. Se suspeitar de fraude, solicite, especificamente, uma "auditoria de fraude", em vez de uma "auditoria geral". Essa modalidade de auditoria foi criada para descobrir e prevenir esse tipo de perdas.

Compreenda os livros contabilísticos

O desvio de dinheiro ocorre, normalmente, quando a contabilidade é mal feita e não é supervisionada, o que facilita a fraude a nível do caixa e dos recibos. Como proprietário da empresa, deve familiarizar-se com o trabalho da contabilidade da sua empresa e com o sistema de guarda dos registos. Dessa forma, será fácil examinar os livros e garantir que não há nada de errado. Se não estiver "habituado aos números", peça a seu contabilista que dedique um pouco de tempo para lhe mostrar o que deve examinar ou então frequente um curso de contabilidade numa universidade local. Confiar numa outra pessoa para supervisionar essa área, que é a parte mais importante do seu negócio, apenas abre as portas à fraude.

Proteja o software de contabilidade da sua empresa

Não permita acesso não autorizado ao software de contabilidade. Não coloque em rede o computador que guarda os livros. Garanta que tanto o computador como o software estejam protegidos por uma senha. Mude a senha frequentemente para bloquear o acesso de pessoas não autorizadas ao programa . Se ainda utiliza livros contabilísticos em papel, guarde-os trancados à chave.

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