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Projecção do fluxo de caixa

Adapted from content excerpted from the American Express® OPEN Small Business Network


Os problemas de fluxo de caixa, geralmente, têm apanhado de surpresa os proprietários de pequenas empresas. Uma projecção cuidadosa do fluxo de caixa pode proteger os empresários contra essas situações. Uma projecção do fluxo de caixa traça as quantias de dinheiro que a empresa espera receber e pagar a cada mês, num período contínuo de 6 a 12 meses. Essa previsão tem em conta o período entre a facturação dos clientes e a entrada dos pagamentos; a autorização de despesas e o momento de as pagar; e a tributação de impostos que devem ser pagos ao Estado numa data futura. Uma projecção de fluxo de caixa bem preparada irá permitir-lhe esboçar situações de fluxo de caixa antecipadas ao longo do tempo, e irá ajudá-lo a prever reduções a tempo de fazer algo a esse respeito, protegendo-o de uma crise de fluxo de caixa. Uma projecção de fluxo de caixa pode, ainda, ajudar a reconhecer as tendências das vendas, indicar se os clientes levam muito tempo a pagar, e ajudar a planear grandes compras de activos. Além disso, se decidir solicitar um empréstimo, os bancos irão pedir-lhe para examinar a projecção anual de fluxo de caixa por mês, e de três a cinco projecções anuais por trimestre. O seguinte processo por etapas irá orientá-lo na preparação de uma projecção de fluxo de caixa:

Etapa 1: Dinheiro em caixa

Contabilize a sua caixa no início do primeiro mês da sua projecção. Essa quantia é o seu "dinheiro em caixa". Nos meses seguintes, o saldo de caixa final de um mês será transportado para o balanço inicial de caixado mês seguinte.

Etapa 2: Entrada em caixa

Registe as vendas a dinheiro, vendas por cartão de crédito, cobranças de contas de crédito e eventuais receitas de juros. A chave para o fazer com êxito é registar as entradas nos meses em que realmente espera receber o dinheiro, e não no mês em que a venda é efectuada.

Etapa 3: Dívidas de terceiros

Registe as dívidas nos meses que prevê que estas sejam pagas. Caso não haja registos que mostrem o tempo necessário que cada cliente demorou a pagar as facturas, calcule o seu "período de cobrança médio", dividindo as vendas totais do ano anterior por 365. Isso dar-lhe-á o volume médio diário de vendas. Em seguida, divida o valor em dinheiro das dívidas de terceiros pelo volume médio diário de vendas. O número resultante é a média de dias necessários para a cobrança de uma factura. Usando esse número como guia, registe os pagamentos conforme a previsão para o ano seguinte.

Etapa 4: Numerários diversos

Contabilize a entrada prevista dos numerários diversos, inclusive os novos empréstimos bancários ou familiares ou ofertas de acções.

Etapa 5: Total da liquidez disponível

Para cada mês da projecção, acrescente os valores das etapas de um a quatro. O resultado mostra o total da liquidez disponível em cada mês.

Etapa 6: Valor em numerário pago

Agora chegou o momento de calcular quanto dinheiro prevê gastar mensalmente da sua projecção de caixa.

Primeiro, avalie as despesas operacionais. Mais uma vez, o segredo é anotar toda as despesas no mês em que serão pagas, e não no mês em que incorreu. Lembre-se de incluir as seguintes rubricas na sua lista de despesas operacionais:

  • Salários brutos, inclusive horas extras previstas
  • Levantamentos mensais para os sócios
  • Impostos e benefícios da folha de pagamento, inclusive férias remuneradas, ausências remuneradas devido a doença, seguros de saúde e seguros de desemprego
  • Subcontratações e serviços externos, inclusive o custo de mão-de-obra e matérias-primas
  • Aquisição de matérias-primas para uso no fabrico do seu produto ou serviço ou para revenda
  • Materiais para uso da empresa
  • Reparação e manutenção (lembre-se de incluir grandes despesas ocasionais como reabilitação, renovação, etc.)
  • Custos de embalagem, expedição e entrega
  • Custos de viagens, carros e estacionamento
  • Anúncios e promoções, inclusive folhetos, marketing directo, anúncios impressos ou de TV, inscrições em páginas amarelas, manutenção e criação de website
  • Serviços profissionais, como honorários de advogados, escriturários, contabilistas, consultores, etc.
  • Aluguer
  • Telecomunicações, como telefone, fax, fornecedor de serviços de Internet
  • Serviços públicos, como água, aquecimento, electricidade, gás
  • Seguros, inclusive contra incêndio, compromissos financeiros, remuneração de trabalhadores, etc.
  • Impostos
  • Juros em dívida sobre empréstimos
  • Outras despesas que foquem custos específicos do seu negócio
  • Diversos (inclua uma pequena tabela para despesas diversas)
    Quando terminar de registar estas rubricas, calcule o subtotal das suas despesas operacionais.

Etapa 7: Outros custos

Calcule os outros custos contínuos do seu negócio. Certifique-se de incluir as seguintes rubricas:

  • Pagamentos principais de empréstimo – veículos, compras de equipamentos, etc.
  • Despesa de aquisição de activos – custos depreciáveis, como equipamento, veículos, construção ou reformas de edifícios e melhorias nas instalações e escritórios arrendados
  • Custos de início de actividade – despesas incorridas antes do primeiro mês de actividade e pagas no curso dos anos seguintes
  • Reserva ou caução – dinheiro separado mensalmente para impostos pagos ao final do ano, mais o dinheiro de fundos em caução para ajudar no pagamento de grandes apólices de seguro ou facturas de maquinaria, por exemplo
  • Retirada do proprietário – pagamento do imposto sobre o rendimento, seguro-saúde e seguro de vida executivo do proprietário, etc.

Etapa 8: Total de caixa liquidado

Uma vez listadas todas as outras despesas do seu negócio, adicione-as ao subtotal das despesas operacionais. O resultado é o valor "total de caixa liquidado" e reflecte as suas estimativas de total de liquidez necessária para os gastos mensais.

Etapa 9: Determine o seu fluxo de caixa mensal

Subtraia o total de caixa liquidado (Etapa 8) do total de liquidez disponível (Etapa 5). A diferença é a sua situação de caixa, ou fluxo de caixa mensal. À medida que delinear o seu fluxo de caixa projectado, lembre-se de garantir que a situação da caixa ao final de cada mês seja positiva. Caso contrário, tome medidas com antecedência para cobrir essas deficiências previstas.

Actualize a sua projecção de fluxo de caixa mensalmente, fazendo ajustes sempre que encontrar uma despesa ou receita imprevista. À medida que as vendas e os desembolsos efectivos forem acontecendo, liste os valores efectivos junto às estimativas da projecção do fluxo de caixa. Verifique a exactidão da sua previsão e faça ajustes nos meses seguintes, caso seja necessário. Ao terminar o mês, adicione outro mês ao final da projecção contínua.

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