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Controle o seu stock

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Existem várias noções a respeito de stocks. Uma escola filosófica afirma que ter um stock é inevitável já que os custos de não possuí-los quando solicitado pelos clientes excedem os custos de mantê-los. Outra escola filosófica acredita veemente que um stock é a raiz de toda a produção. Noutras palavras, a presença de um stock significa que a firma está a esconder determinadas ineficiências de produção por trás dos níveis de stock .

Este módulo centra-se na primeira escola filosófica. Se os stocks não podem ser totalmente eliminados e uma produção sem acções torna-se uma situação ideal, então os stocks devem ser, no mínimo, geridos.

O que é um stock?

Stock, por definição, refere-se ao armazenamento de qualquer item ou recurso utilizado numa elaboração que pode estar nos seguintes formatos:

Matérias-primas

•  Produtos em vias de transformação

•  Produtos Acabados

•  Mercadorias

•  Consumíveis

Os stocks existem para permitir que as companhias possam ir ao encontro das necessidades do cliente . Também existem, normalmente, para amenizar o fluxo de matérias primas ao longo do processo de produção, especialmente para núcleos de trabalho dependentes. . A sua principal razão de existir consiste na protecção contra as incertezas dos fornecedores. A presença de um stock também permite a utilização máxima e real do equipamento e da força de trabalho.

Quais são os custos para se manter um stock?

Há duas categorias de custos relacionadas ao stock - (1) o custo de possuir um stock, e (2) o custo de não o possuir.

O custo de se manter um stock inclui o custo unitário dos materiais; o custo de solicitar ou refazer um pedido; e os custos de transporte e manutenção.

•  Quando as firmas também produzem os materiais que necessitam para a produção, o custo de refazer um pedido tem sido substituído pelo custo de instalação de um equipamento ou pela realização de mudanças nas actividades.

•  Os custos de transporte e manutenção geralmente incluem os custos de armazenamento, seguro contra roubo e incêndio, e gestão do armazenamento .

•  O custo intangível relacionado à manutenção de um stock consiste na perda de oportunidade associada à investimentos em stocks que poderiam, de outro modo, ter sido gastos em empreendimentos mais lucrativos .

Os custos de não se manter um stock, antes de mais nada, relacionam-se à perda do fundo de comércio do cliente e perda de rendimentos no caso de ocorrer escassez ou falta de stock; sem mencionar a possibilidade de tais incidentes ocorrerem com potenciais clientes.

O que é a gestão de stock?

A gestão de stocks lida com controlo e planificação de stocks. A planificação de stocks procura responder duas questões básicas:

•  Quando ficer o pedido -Esta questão relaciona-se com o conceito do ponto de encomenda (momento de refazer um pedido). Este é o sistema pelo qual qualquer material utilizado regularmente é pedido novamente quando o stock dimimui até um determinado nível. Este nível geralmente é calculado em função do tempo de execução, utilização diária e stock de segurança.

•  Quanto pedir - A quantidade a ser pedida é determinada por meio da Quantidade Económica de Pedido .

Existem dois sistemas básicos de planificação de stocks - (1) o modelo de quantidade fixa de pedido, e (2) o modelo de período de tempo fixo.

A política de stocks de firmas que empregam o modelo de Quantidade Fixa de Pedido consiste em pedir uma quantidade padrão quando o ponto de encomenda for alcançado independente de quando ocorre. Isto é motivado pela necessidade da matéria prima e depende dos produtos a fabricar . Este modelo é aplicável para:

•  Itens mais caros

•  Itens mais importantes/críticos

O Modelo de Período de Tempo Fixo consiste no outro sistema de planificação de stock em que a política de stock é requisitar materiais ou partes num período de tempo determinado, independente se o ponto de encomenda foi alcançado. Isto acontece com o tempo e envolve contagem física dos itens do stock. Isto é aplicável sob as seguintes condições:

•  Menos itens caros ou críticos

•  Fornecedores/compradores podem ter pedidos recentes se eles costumam fazer visitas regulares/de rotina aos seus clientes

•  Fornecedores/compradores combinarão pedidos para reduzir custos de pedidos e transporte

Uma vez que o sistema escolhido é motivado pelo tempo, deve possuir uma média de stock maior para proteger-se contra a falta de stock durante os períodos de revisão . 

Como os stocks podem ser controlados?

Os sistemas de Controlo de Stocks são projectados para monitorizar os níveis do stock e projectar sistemas e procedimentos para gestão eficaz do stock . Ao estabelecer sistemas para gerir stocks , existem duas importantes áreas de decisão – (1) classificação de stocks e (2) precisão dos registos de stock.

As estratégias de controlo do stock incluem:

•  Análise ABC – é uma técnica que classifica os stocks da companhia de acordo com três classificações baseadas no volume anual de meticais .

O volume anual de meticais é computado como segue:

ADV = procura anual de cada item do stock x custo por unidade

Na base do ADV, os itens do stock podem ser classificados como segue:

Classificação

Descrição

Classe A

A ADV é alta, normalmente representando cerca de 15% do seu total de itens do stock, mas contando cerca de 75 – 80% dos custos totais do stock.

Classe B

A ADV é moderadamente alta, representando cerca de 30% dos itens, mas 15 – 25% do valor.

Classe C

A ADV é alta, normalmente representa cerca de 55% dos itens, mas somente 5% do valor.

Esta classificação implica que os itens da Classe A devem ter medidas de controlo de stock físico mais rígidas, previsões mais precisas e maior envolvimento por parte do fornecedor.

Ciclo da Contagem

O ciclo da contagem envolve uma auditoria contínua dos itens do stock. Ele utiliza a classificação de itens do stock com base na análise ABC . Existem três procedimentos importantes no ciclo de contagem :

•  Contagem dos itens do stock.

•  Verificação dos registos.

•  Documentação das imprecisões.

•  Investigação das causas das imprecisões.

•  Tomada de acções correctivas.

O ciclo da contagem encerra-se de forma regular, mas sem aviso prévio. A frequência do ciclo de contagem depende da classificação dos itens do stock, como segue:

Classificação

Frequência do Ciclo de Contagem

Classe A

Uma vez por mês

Classe B

Uma vez por trimestre

Classe C

Uma vez por semestre

Adopção do 5S 

O 5S é um sistema japonês baseado em técnicas práticas de organização e envolve cinco pilares:

Palavra em japonês

Tradução em português

Descrição

SEIRI

Ordenar

Uma ACÇÃO de ordenar os itens e classificá-los conforme forem necessários ou desnecessários. Os itens desnecessários são descartados, eliminados ou dispostos enquanto os itens necessários são controlados e armazenados apropriadamente.

SEITON

Sistematizar

Uma ACÇÃO para colocar cada item necessário no seu local apropriado e tendo a certeza de que está bem organizado. Isto envolve o uso de etiquetas, sinalizações, sistemas de manutenção de armazenamento e registo para facilitar o armazenamento e acesso a estes itens .

SEISO

Varrer

Uma ACÇÃO para limpar o seu local de trabalho perfeitamente, certificando-se que está limpo e organizado.

SEIKETSU

Desinfectado

Uma CONDIÇÃO em que o alto padrão da boa organização é mantido a fim de que não haja pó ou mofo em qualquer lugar e que os trabalhadores estejam empenhados com os primeiros 3S's.

SHITSUKE

Shitsuke

Uma CONDIÇÃO em que todos os membros praticam os 4S's acima espontaneamente, concordando com isso, como um estilo de vida e que se tornou uma cultura da empresa.

REFERÊNCIAS:

•  Lee J. Krajewski e Larry P. Ritzman, Capítulo 13 – Gestão de stocks, Gestão de Operações: Estratégia e Análise , 5ª edição, 1999, páginas 543-580.

•  Donald Waters, Capítulo 18 – Procura Independente Itens de Stock, Gestão de Operações: Produzindo Bens e Serviços , 1996, páginas 606-642.

•  Richard B. Chase e Nicholas J. Aquilano. Capítulo 14 – Sistemas de stock para Procura Independente, Gestão de Produção e Operações: Manufactura e Serviços , 7ª edição, 1995, páginas 544-585.

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