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A sua lista de verificação pré-férias

Adapted from content excerpted from the American Express® OPEN Small Business Network


Pode aliviar a tensão e o pânico que acompanham a planificação pré-férias ao criar uma lista de tarefas e questões que têm de ser geridas enquanto estiver ausente, e riscando cada item conforme a sua resolução. Esta planificação sistemática permite-lhe irde férias com a consciência tranquila e obter o descanso e o lazer merecidos.

No mínimo, alguém na sua empresa tem de o substituir enquanto estiver fora. Se não tiver trabalhadores, um colega de trabalho pode servir como suporte de reserva para as emergências de clientes.

Clique nos seguintes itens para avaliar alguns dos principais pontos de planificação que garantem férias sem problemas:

Faça uma lista de projectos

Faça um inventário completo dos projectos recentemente concluídos, do trabalho actual e dos compromissos futuros. Para cada item da sua lista, crie outra lista para todas as possíveis questões que possam surgir enquanto estiver fora. Planeie cada um desses desenvolvimentos. Não menospreze os projectos recentemente concluídos. O trabalho que considera "assunto resolvido e encerrado" às vezes pode gerar dúvidas dos clientes nas semanas seguintes.

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Planeie as situações extremas

Prepare uma lista de possíveis cenários em relação aos projectos actuais e deixe informada a equipe interna ou colegas. Um pouco de planificação da Lei de Murphy pode preparar todos para o que, sem nenhuma dúvida, pode dar errado. Quais são as maiores preocupações em relação a cada cliente? Qual a pior coisa que pode acontecer em relação a cada conta? Este tipo de planificação significa que os clientes falarão com alguém que entende as suas preocupações caso surja algum problema. Por exemplo, as suas observações sobre um projecto específico podem dizer: "Se a Sra. Green ligar, provavelmente as suas preocupações serão sobre x e y. A última vez que completamos um projecto como este tivemos dificuldades nas seguintes áreas."

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Comunique aos principais clientes

Não deixe que a sua longa ausência seja uma surpresa para os clientes. Forneça-lhes alguma informação sobre a sua ausência (no mínimo duas ou três semanas antes, preferivelmente mais cedo). Deixe-os a par de quanto tempo estará ausente, com quem deverão contactar, como poderão contactar essa pessoa durante a sua ausência (número de telefone, fax e endereço de e-mail) e como essa pessoa será capaz de os ajudar. Comunique a sua confiança na capacidade da equipa ou num interino para os ajudar no casode surgir algum problema. eles estiverem a negociar com alguém novo na sua empresa, faça com que as duas partes se encontrem antes de se ir embora. É importante que os seus clientes se sintam confortáveis com o plano de acção montado.

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Planeie todas as comunicações que chegarem

Assegure-se de que estão preparados para lidar com o atendedor automático de chamadas, o e-mail e o fax.

  • Atendedor automático de chamadas: Se outra pessoa do seu escritório estiver a lidar com a carga de trabalho, informe a extensão ou o número de telefone dele no seu atendedor automático de chamadas, assim as pessoas que telefonarem conseguirão falar com alguém presente que possa atender às suas necessidades. Se não estiver a redireccionar as chamadas para outra pessoa, deixe uma mensagem tranquilizadora que informe aos clientes quando regressará e como podem conseguir o que precisam enquanto isso.
  • E-mail: Verifique com seu ISP (Internet Service Provider, Fornecedor de Serviços de Internet) se oferece uma resposta automática – um serviço que envia uma resposta automática para qualquer pessoa que enviar um e-mail enquanto estiver fora. Tal como o seu atendedor automático de chamadas , a sua mensagem eletrónica deve indicar por quanto tempo estará ausente e que pessoas deve contactar no caso de as mensagens necessitarem de atenção imediata. Se não tiver essa opção, assegure-se que tem alguém para verificar a sua caixa de mensagens com regularidade e que lida com qualquer mensagem que precise de resposta directa.
  • Fax: Peça a alguém do seu escritório para receber, ler e cuidar do fax de modo a que as questões urgentes não fiquem por resolver. Convém que alguém do seu escritório reencaminhe os faxes para um número de fax local para que possa obtê-los enquanto estiver fora.

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Reabasteça os suprimentos e o dinheiro em caixa

Se a sua equipa ou co-trabalhador ficar a trabalhar , assegure-se de que deixa suficiente material de escritório para que continuem a trabalhar durante a sua ausência. Verifique a quantidade de dinheiro em caixa e assegure-se de que é adequada, ou deixe um cheque assinado com essa finalidade.

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Pague as contas, assine cheques

Verifique a data de vencimento dos seus pagamentos regulares referentes a aluguer, serviços de concessionárias, material e outros. Para não os pagar pagácom atraso, prepare os cheques e encarregue alguém do trabalho de os enviar nas datas adequadas. Não deixe que as contas se vençam apenas, porque foi de férias.

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Deixe informações de contacto em caso de emergência

Certifique-se de que as pessoas que ficarão no escritório não terão dificuldades se tiverem de enfrentar algum problema técnico ou de manutenção durante a sua ausência. O que acontecerá se um cano entupir ou a caldeira explodir? Deixe o número de telefone do electricista, canalizador ou de outras pessoas da manutenção do seu prédio. Não se esqueça das redes dos seus computadores ou do telefone. Verifique se existem informações de contacto das pessoas de reparação ou consultores também.

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Verifique duas vezes os pequenos detalhes

Não se esqueça da manutenção do espaço e das medidas de segurança. Anote todas as pequenas tarefas do escritório de que se encarrega sem mesmo pensar nelas. É a pessoa que rotineiramente fecha as persianas a meio da tarde para evitar o sobreaquecimento dos equipamentos? É quem coloca papel higiénico na casa-de-banho dos trabalhadores? Pense em todas essas pequenas tarefas e certifique-se de que as mesmas serão realizadas quando tiver partido. Se é quem encerra o edifício à noite, certifique-se de que outra pessoa conheça o procedimento para manter o prédio protegido.

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