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Protecção do seu stock e dos seus bens

Adapted from content excerpted from the American Express® OPEN Small Business Network


Um crime difícil de provar e extremamente oneroso para a empresa é o furto de equipamento ou itens do stock por um trabalhador. O importante não é apanhar alguém em flagrante, mas estabelecer directrizes que impeçam a ocorrência de furtos. Use as técnicas a seguir para ajudar a impedir o furto cometido por trabalhadores da empresa.

Faça auditorias regulares ao stock.

Inspecções ocasionais e auditorias ao stock ajudarão a impedir a fraude e o furto. Assim como as auditorias contabilísticas, as auditorias de stock devem ser feitas de surpresa. Isso manterá os registos actualizados, sendo mais fácil detectar furtos. Saiba onde estão os equipamentos ou stocks valiosos pelos números de série ou outro identificador e confira-os com os seus registos.

Crie um sistema de controlo de stock.

Empresas diferentes precisam de contolos diferentes, entretanto, certifique-se de instituir na sua empresa algumas destas regras básicas:

  • Confira a documentação de expedição com a contagem real de unidades, caixas etc., antes que a mercadoria seja enviada a um expedidor.
  • Nunca permita que mercadorias saiam da empresa sem uma factura ou sem documentação de expedição apropriada.
  • Se possui componentes, ferramentas ou produtos valiosos, guarde-os trancados num compartimento ou armário e limite o acesso a esta área.
  • Certifique-se de que todas as ordens de compra, facturas e documentos de expedição sejam numerados consecutivamente e reveja-os regularmente, procurando documentos em falta.
  • Guarde as ordens de compra, facturas e documento de expedição em local fechado à chave.
  • Faça com que todos os empregados saiam pela mesma porta no final dos turnos, supervisionados pelo proprietário ou por um empregado de confiança.

Verifique o lixo

Os empregados que querem roubar dos seus empregadores descobrirão formas criativas de fazê-lo. Um método comum é colocar os artigos no lixo, voltar quando a empresa estiver fechada e não houver ninguém por perto, apanhar os artigos e levá-los para casa. Faça regularmente fiscalizações de surpresa no seu lixo, depois do horário – uma rápida olhada na lixeira pode alertá-lo em relação a um possível furto. Designe alguém para desmanchar todas as caixas de papelão e amarrá-las, antes de jogá-las no lixo, assim não poderão ser reutilizadas para roubar stocks nem mercadorias.

Saiba quem tem as suas chaves

Somente determinados trabalhadores devem ter as chaves da sua empresa. Faça com que os seus trabalhadores preencham um formulário, quando receberem chaves do seu escritório. Registe o número da chave e outras informações pertinentes. Certifique-se de que a chave original seja devolvida quando o trabalhador deixar a sua empresa. Troque imediatamente a fechadura se a chave for perdida. Faça com que o seu chaveiro marque todas as chaves da empresa. Para impedir cópias não autorizadas, "não duplique".

Dê um bom exemplo

Tenha cuidado para não criar uma cultura empresarial que incentive a fraude. Os trabalhadores têm os seus directores como referência. Se faz negócios de maneira anti-ética, os seus trabalhadores podem acreditar que é correcto roubar. Por exemplo, trabalhadores que vêem um empresário levar para casa consumíveis do escritório, podem acreditar que isto também lhes seja permitido.

Confira as referências

Investigue o histórico do trabalho anterior de cada candidato, antes de oferecer-lhe emprego. Adopte precauções extras em relação a qualquer um a ser contratado e que terá responsabilidades financeiras. Verifique as referências pessoalmente. Entre em contacto com empregadores anteriores para verificar a veracidade das informações fornecidas pelo candidato e seu “Curriculum Vitae”. Invista tempo para ter certeza de que os candidatos não têm um registo de roubo em empregos anteriores.

Considere o pedido de carta de fiança

Uma carta de fiança é uma forma de seguro que protege a sua empresa, em casos de roubo por trabalhador. A fiança pode ser usada para reembolsá-lo por quaisquer perdas que a sua empresa possa constatar. Cartas de fianças são mais comummente usadas para cobrir perdas de caixa, mas também podem ser usadas para cobrir perdas de mercadorias. Por um valor adicional, algumas companhias de fiança investigarão o passado de um candidato antes de afiançá-lo e isto pode ajudá-lo a não contratar trabalhadores potencialmente problemáticos. O seu agente de seguros está capacitado para ajudá-lo em relação aos custos e coberturas.

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