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Planeamento eficaz de feira comercial

Adapted from content excerpted from the American Express® OPEN Small Business Network


Exibir em feiras comerciais, exposições, convenções, exposições e outras exibições proporciona oportunidades únicas de vendas, que também o podem ajudar a criar novas oportunidades, encontrar fornecedores, verificar a concorrência, fazer um pouco de marketing e conseguir publicidade. Em resumo, pode realizar numa feira comercial o que levaria semanas ou meses para atingir se ficasse em casa. E isso poderá até poupar-lhe dinheiro – de acordo com o CEIR (Center for Exhibit Industry Research), custa 62% menos concluir um contrato oriundo de uma feira comercial em comparação com um criado em campo.

Porém, para realizar o que foi mencionado acima, tem de planejar cuidadosamente. Isso significa escolher a exposição correcta, estabelecer objectivos claros, criar uma exposição eficaz e promover a sua imagem. Tudo isto antes mesmo de chegar à exposição! Clique nos temas a seguir para saber mais sobre como tirar o maior proveito da sua experiência em feiras comerciais.

Escolha a feira comercial certa

Com milhares de feiras comerciais organizadas anualmente, escolher aquela que lhe trará as maiores vantagens pelo seu investimento em tempo e dinheiro poderá ser desencorajador.

Comece a sua pesquisa procurando feiras comerciais que correspondam ao seu produto ou serviço. Na Internet, poderá experimentar uma das páginas de busca de ferias comerciais, inclusive

Trade Show News Network

Outra fonte para pesquisar sobre feiras comerciais na sua área é a associação do comércio e da indústria, pois muitas feiras comerciais e convenções são patrocinadas por grupos industriais.

De seguida ficam algumas dicas para ajudá-lo a fazer a escolha certa:

Não escolha apenas pelos números

Grandes multidões em feiras comerciais podem, na verdade, ser uma perda de tempo, caso não incluam pessoas que sejam compradores ou clientes potenciais do seu produto ou serviço. Observe atentamente as estatísticas das feiras de anos anteriores para o ajudar a avaliar se os visitantes correspondem ao seu perfil de cliente. O gerente da feira comercial deverá estar apto a fornecer-lhe estes dados.

Peça ajuda aos seus clientes

Converse com os seus clientes para descobrir que feiras comerciais eles frequentam, pois as feiras que satisfazem as suas necessidades provavelmente serão frequentadas por outros potenciais clientes. Pode, também, conversar com os seus concorrentes para descobrir que exposições eles consideram mais úteis.

Verifique tudo com antecedência

A melhor forma de avaliar uma feira comercial é dar uma vista de olhos em primeira mão. Antes de assinar contrato, vá à feira como visitante. A feira é dinâmica e interessante? As pessoas que passeiam pela feira são potenciais clientes? Quem são os outros expositores e onde é que o seu produto/serviço se encaixaria nessa diversidade? Converse com as pessoas e fique de olhos abertos.

Avalie tudo cuidadosamente

Assimque disponha de uma lista de possibilidades, faça estas perguntas para determinar se a feira é adequada aos seus objectivos:

  • É de tamanho suficiente como amostra representativa de potenciais clientes e fornecedores – mas não tão grande ao ponto de concorrer com os gigantes da sua área?

  • É o local certo, geograficamente, para atrair os seus clientes – sejam eles locais, regionais, nacionais ou internacionais?

  • Está programada para um período em que pode atender às novas empresas atraídas e dar atenção às novidades?

  • Os promotores da feira comercial são fiáveis e a comissão organizadora tem uma história de sucesso comprovada?
Não espere até o último minuto

Algumas feiras comerciais populares rapidamente ficam lotadas. Se esperar demais, pode acabar numa fila de espera. E mais, quanto mais cedo se inscrever para uma feira, mais hipóteses terá no que se refere a encontrar um bom local para o seu stand.

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Estabeleça objectivos claros

Para aproveitar ao máximo o tempo, o dinheiro e a energia investidos na participação de uma feira comercial, é vital que defina qual o seu objectivo para estar ali e que estipule objectivos mensuráveis. Tudo o que fizer antes, durante e depois da feira deverá ser avaliado a fim de constatar se isso contribui para atingir estes objectivos.

Possíveis metas das feiras comerciais

A seguir estão alguns motivos para as empresas participarem em feiras comerciais. Os seus objectivos podem incluir várias destas ou outras que sejam importantes para a sua pequena empresa:

  • registar pedidos comerciais
  • pesquisar a concorrência
  • identificar tendências
  • gerar contratos de vendas futuras
  • fazer a sua lista de correspondências com nomes qualificados
  • encontrar fornecedores melhores ou mais baratos
  • fortalecer laços com clientes actuais
  • conseguir divulgação
  • provocar interesse em torno de um novo produto
  • aumentar a visibilidade da empresa dentro do sector
Certifique-se de equipar o seu stand com propriedade e inteligência

Não pode fazê-lo sozinho. Não importa qual o seu objectivo, precisará de pelo menos uma pessoa para "tomar conta" quando sair do stand para descansar ou sondar a concorrência. Uma boa regra prática é ter dois funcionários a cada 100 metros quadrados de espaço da feira. O seu pessoal deverá estar bem trajado, bem preparado, ser amigável e experiente. Devem entender os sues objectivos e conhecer a sua participação para os atingir. Se não tiver funcionários com carteira assinada, contrate parentes, amigos ou estagiários.

Focalize a sua mensagem

Seleccione apenas duas ou três ideias principais que queira transmitir na exposição e forme-se a si próprio e à sua equipa "para se concentrarem na mensagem". Planeie seus gráficos, propaganda pré-feira, literatura e anúncios da programação da feira á volta da sua mensagem.

Elabore um orçamento

Assim que souber em que feira participará e quais são os seus objectivos, elabore um orçamento. Sem um orçamento, as despesas poderão rapidamente fugir ao controlo (compras num impulso de última hora que animam seu stand, por exemplo) e acabar com os seus planos tão bem definidos. Uma regra básica é que as suas despesas de locação deverão representar cerca de um quarto do seu orçamento geral. Por isso, quando souber quanto pagará pela renda do espaço, multiplique por quatro para ter uma ideia superficial de suas despesas, excluindo os custos com pessoal.

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Crie uma exposição eficaz

A localização e a aparência de seu stand terão impacto no sucesso de sua feira comercial. Utilize estas dicas para o ajudar.

Invista num local com grande circulação de pessoas

Não deixe de observar o planeamento do pavilhão antes de escolher seu local. O trânsito de peões é mais intenso em certas áreas de um típico pavilhão de feira comercial. Procure locais próximos a entradas, praças de alimentação, casas-de-banho, auditórios ou perto dos principais expositores. Tente evitar corredores sem saída, docas de descarga, colunas obstrutivas ou outras regiões de pouco trânsito.

Considere partilhar um stand

Novos expositores frequentemente conseguem os locais menos desejáveis. Outra opção é dividir um stand bem localizado com um colega do mesmo ramo de negócios. Converse com o seu representante de vendas ou tente aliar-se a um expositor estabelecido cujos produtos ou serviços complementem os seus.

Enalteça os sentidos

Certifique-se de que as pessoas que visitarem seu stand possam experimentar o seu produto ou serviço. Permita que o toquem, vejam, sintam, ouçam ou provem. Está a vender travesseiros decorativos? Exiba-os numa posição apropriada e tenha amostras que os compradores possam tocar. Desenvolveu um novo pacote de software? Não deixe de ter vários terminais de computadores disponíveis para que os visitantes possam testar o pacote.

Simplifique

Não exagere com fotos no stand. Uma fotografia grande que possa ser vista de longe pode ter um impacto maior do que muitas fotos menores. Um único slogan interessante que descreve o seu negócio pode dizer mais do que longos blocos de texto.

Truques publicitários funcionam

Truques publicitários e brindes também atraem mais pessoas ao seu stand. Organize uma competição; providencie uma sonora demonstração de produtos; distribua balas; contrate uma massagista e ofereça massagens lombares gratuitas. Basta certificar-se de que o truque publicitário combina com a imagem da sua empresa e as percepções de seus clientes.

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Promova sua imagem

Lembre-se de que o melhor planeamento da feira comercial falhará se ninguém souber que está ali. O CEIR estima que cerca de três quartos dos visitantes de feiras sabem que exposições querem ver antes de chegarem à feira. Uma promoção intensiva anterior à feira informará os seus clientes e prospectos sobre sua exposição. Estas dicas vão ajudar.

Utilize telefones

Um mês a seis semanas antes da feira, comece a ligar para seus melhores clientes e efectue prospectos para agendar reuniões. Muitas pessoas chegam a uma exposição com uma agenda apertada e têm pouco ou nenhum tempo para outros stands, por isso é importante fazer parte das suas agendas o mais cedo possível. Não deixe de confirmar todos os agendamentos telefónicos mais ou menos uma semana antes da feira.

Faça marketing directo

A comissão organizadora da feira permitirá frequentemente que adquira uma lista de marketing directo de visitantes pré-registados. Experimente um marketing directo antes da feira simples focando um ou dois benefícios ao visitar seu stand. Inclua informações de contacto da exposição, inclusive o número de seu stand.

Utilize a imprensa

Distribua impressos para publicações comerciais e jornais locais que farão a cobertura do evento. As divulgações deverão salientar algo que seja digno de notícia sobre a sua exposição – a apresentação de um novo produto ou uma demonstração especial, por exemplo. Prepare também vários kits de material promocional para a feira e certifique-se de que ficam na sede da imprensa para que os repórteres os possam ver.

Cuidado com as publicações da exposição

Anunciar em publicações distribuídas apenas na feira pode ser caro e ineficaz. Essas publicações frequentemente têm pouco destaque e se perdem no amontoado de papéis que proliferam sobre os visitantes de feiras comerciais.

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Planeie a sua estratégia de acompanhamento

A hora de planear a sua estratégia de acompanhamento é antes que a exposição comece. Dessa forma, pode atingir prospectos com sua mensagem de acompanhamento enquanto a exposição ainda estiver fresca na sua mente. A seguir estão alguns pontos que deve saber sobre o acompanhamento.

Torne o acompanhamento uma prioridade

De acordo com o CEIR, 80% das contratações em feiras não tem acompanhamento. Faça do acompanhamento a prioridade número um após a feira comercial, prevalecendo sobre praticamente qualquer outra coisa – inclusive a actualização naquilo que perdeu enquanto esteve fora do escritório.<br/>.

Elabore o seu marketing de acompanhamento antes da exposição

O marketing directo no pós feira pode ser simples como uma nota de agradecimento ou uma brochura com uma nota de capa. Elabore-a e mande imprimir antes de sair para a exposição, de forma a poder enviar a correspondência logo ao voltar.

Qualifique as prioridades durante a feira

Classifique as suas contratações por nível de relevância e interesse e baseie os seus esforços pós-exposição nestas prioridades. Ligue para os seus principais prospectores dentro de uma semana após o término da feira – quanto mais tempo os deixar à espera, menos interessados ficarão. Mande a todos os outros clientes algum tipo de markleting directo de acompanhamento.

Cumpra as suas promessas

Certifique-se de que cumpre as promessas feitas em seu stand. Tenha à mão bastantes brochuras e folhetos de produtos antes da feira, de modo a poder fornecer as informações solicitadas imediatamente.

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