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Computador básico e ferramentas de comunicação

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Tipos de comunicação

Depoimento
Gwyn Myers
Assessora empresarial
"Não é possível viver sem comunicação e computadores – são, sem sombra de dúvidas, a chave para o sucesso da sua empresa."
Transcrição – html

A comunicação é fundamental para qualquer sucesso empresarial. Excepto se conhecerem a sua empresa, clientes e possíveis clientes não saberão como entrar em contacto consigo ou comprar os seus produtos. Assim que conhecerem a empresa, poderão facilmente entrar contacto.

Há dois tipos essenciais de comunicação: externa e interna.

  • As comunicações externas são direccionadas aos clientes a fim de os informar sobre o seu produto ou serviço e para lhes dar um motivo para o comprar. Entre este tipo de comunicação estão prospectos, várias formas de publicidade, cartas, contactos telefónicos, sites e outros meios para fazer com que o público conheça os serviços por si prestados.

    A imagem é extremamente importante na comunicação externa. O seu logótipo tem de representá-lo; o seu cabeçalho deve ser uma ferramenta de venda; a sua mensagem telefónica reflectir o seu profissionalismo.

  • As comunicações internas são fundamentais para atrair e manter uma equipa talentosa. Transmita as ordens aos trabalhadores, comunicando esta mensagem regularmente, motive a sua equipa, utilizando de vários meios de comunicação, que podem incluir prémios, comunicados, encontros, telefonemas e discussões formais e informais.

Uma comunicação eficaz requer ferramentas e planificação. Nesta secção, descreveremos estas ferramentas e as directrizes de planificação para facilitar o elemento chave do seu negócio: a comunicação.

A descrição a seguir será agrupada em 1) ferramentas de comunicação básica; 2) computadores; e 3) a Internet.

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Ferramentas de comunicação básica

Depoimento
Greg Washington
Consultor, marketing para médicos
"Veja a Internet como uma oportunidade para criar um prospecto electrónico."
Transcrição - html

Ferramentas específicas que podem ser usadas para a comunicação, incluem telefones, pagers, aparelhos de fax e PDAs (Personal Digital Assistants, Assistente digital pessoal). As linhas entre os dispositivos estão borradas. Por exemplo, agora, um telefone pode conter todas as funções de um PDA, além de ter acesso a e-mails e a Internet. Entretanto, nesta descrição cada dispositivo será apresentado como uma entidade separada.

  • Telefones

    Há muitos tipos de telefones e cabe apenas a si decidir quais tipos ou combinações são mais adequados para si .

    Mesmo o telefone padrão instalado no seu escritório tem muitas opções. Inicie com pelo menos uma linha exclusiva para o seu negócio. Esta linha consegue armazenar mensagens caso não atenda o telefone.

    O telefone sem fio está a tornar-se um requisito. Com um telefone sem fio, consegue evitar que chamadas sejam perdidas. O recurso necessário para este tipo de telefone depende completamente de si e das suas necessidades. pode obter o instrumento básico gratuitamente assinando a maioria das portadoras, ou é possível obter um modelo que possa receber o seu e-mail, armazenar os seus contactos, manter a sua agenda e que lhe permita jogar jogos interactivos.

    Também há muitos recursos pelos quais pode escolher entre telefones padrão e sem fio, como a espera de chamada, encaminhamento de chamada, recursos para conferência e atendedor de chamadas. Também há muitos planos e portadoras pelos quais pode optar. A competição forçou opções que englobam recursos comuns e padrões, tornando-os bastante económicos. Conheça as suas necessidades específicas antes de seleccionar uma portadora e um plano. Quando o seu uso ou necessidades mudam, não hesite em pedir informações sobre os planos que melhor atendem o seu novo conjunto de necessidades.

  • Dicas de telefone

    É importante tratar o telefone como uma importante ferramenta empresarial. Grave uma mensagem de voz indicando quando responderá a chamada e sempre verifique o seu atendedor de chamadas para responder as chamadas imediatamente.

    Tenha uma linha separada para o seu telefone empresarial e outra para o pessoal. Não permita que parentes atendam ou usem o telefone empresarial. Instale as linhas de telefone extras antes de iniciar.

    Um sistema de resposta remota (correio de voz) geralmente é mais vantajoso que usar um atendedor de chamadas. O correio de voz é fiável, tem baixo custo, é acessível de qualquer lugar e projecta uma imagem mais empresarial.

    Ter um número 0800 está a torna-se menos importante, pois as taxas cobradas por ligações de longa distância estão bem mais acessíveis.

    Considere usar um headset para telefones sem fio e celulares. É mais fácil, seguro, e pode mover-se com as mãos livres.

    Ao deixar mensagens no telefone, diga o seu nome e telefone com clareza no início e fim da mensagem.

    Seja educado no uso de sem fios! Uma boa cortesia empresarial inclui evitar ser interrompido por telefonemas numa reunião ou durante um almoço de negócios.

  • Pagers

    Há muitos tipos de pagers: os que apenas recebem mensagens numéricas, os que fornecem recursos de voz e texto, os que têm mensagens bidireccionais e os que têm recursos de recebimento e, às vezes, de envio de e-mail. Agora, eles são coloridos e têm tamanhos diferentes para atender a todas as suas necessidades.

    Alguns dispositivos funcionam em redes de chamada, têm recursos de um PDA, permitem que receba e responda e-mails, e os últimos modelos contêm um telefone celular. Um dos principais pontos de decisão são a cobertura geográfica que irá precisar. Esta cobertura pode ser restrita como o seu município ou nacional. As taxas de uso aumentam conforme a cobertura expande.

  • Dicas para Pager

    Use o pager com as mesmas directrizes de cortesia do telefone sem fio. Deixe o pager no modo "vibrar" quando estiver em reuniões de negócios. Nada atrapalha mais do que um pager tocando uma música durante uma discussão importante.

  • Se usar um pager como um telefone sem fio, será possível gerir as suas interrupções. Tem de se certificar de que as expectativas dessas chamadas são realistas – voltará a atendê-las o mais rápido possível, não necessariamente agora.

  • Máquinas de fax

    A decisão deve ser tomada entre obter um fax simples ou um modelo "completo " que, além de enviar fax, imprime e digitaliza. O seu orçamento e limite de espaço devem ser considerados. Geralmente, quanto mais simples for o aparelho, menor serão os problemas que terá de enfrentar.

    É muito importante adquirir o máximo de memória possível no seu fax. Isso possibilita o envio mais rápido que a taxa de impressão do fax. Apenas quando a memória está cheia é que a taxa de transmissão diminuirá a velocidade, equiparando-se à impressão.

    Alguns vendedores podem oferecer um número de fax que funcione com o seu sistema de e-mails. Para , enviar um fax funciona do mesmo modo quando o fax é recebido por outra máquina, porém recebe-o como um anexo num e-mail. Isso pode ser muito útil para quem viaja frequentemente e nem sempre está perto de um fax.

  • Dicas para fax

    Use uma página de abertura apropriada a sua empresa. Lembre-se, esta é uma comunicação externa que reflecte o seu negócio e a sua imagem.

    Use uma linha de telefone separada no seu fax.

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Computadores

Depoimento
Jane Williams
La Habra Journal Community Newspaper
"Se não puder continuar sozinho, considere cuidadosamente se realmente precisa de um sócio."
Transcrição - html

Um computador é uma ferramenta tão viável que não deve mais ser considerado uma opção para os seus negócios.

A descrição a seguir terá como objectivo três modelos básicos (desktop, laptop e PDAs) e o software que faz com que eles funcionem.

Desktop – Este é o tipo mais comum de computador, um que é criado para funcionar no seu escritório. Este sistema computacional deve incluir uma unidade básica de processamento, um monitor, modem, unidade de CD, unidade de disquete e impressora. Também é necessário considerar alguns tipos de armazenamento de backup, como unidade de compactação ou leitura/gravação de CD.

É possível comprar computadores por uma grande variedade de preços. O único conselho que parece apropriado é adquirir o máximo que arcar e o mais rápido possível. Devido aos rápidos avanços tecnológicos, qualquer coisa que compre hoje poderá rapidamente tornar-se obsoleto. Felizmente, isso não significa que o computador comprado não estará de acordo com as necessidades empresariais por muito tempo.

Laptop – Um laptop é um computador portátil. Uma única unidade conterá diversos recursos mostrados no desktop. Geralmente, não inclui uma impressora, por isso será preciso comprá-la como um item adicional. Outra opção é uma estação de ancoragem que permite que ligue o seu laptop a uma unidade do escritório, fornecendo o recurso para usar o laptop como uma unidade básica de processamento, enquanto aproveita o uso de um monitor maior e um teclado de tamanho normal.

Normalmente, os laptops são um pouco mais caros que os desktops, mas se for viajar e precisar dos recursos de um computador, vale a pena gastar um pouco mais. Outra vez, obtenha todos os recursos que pode dispor.

PDAs - Os computadores portáteis estão cada vez mais populares. Basicamente, estas unidades têm duas versões: 1) as que usam o sistema operacional Palm Pilot e 2) as que usam o sistema operacional Microsoft Pocket PC. Estas unidades permitem a sincronização dos seus principais elementos organizacionais com o seu computador. Num pacote muito pequeno, pode ter toda a sua lista de contactos e agenda, além das suas actividades. Muitas dessas unidades também possibilitam o recebimento e resposta de e-mail via transmissão sem fio ou de modem. Nunca ficará fora do alcance.

Software – O software comprado é fundamental para transformar o seu computador numa assistência da produtividade. O sistema operacional, seja um PC ou um Macintosh, deve ser carregado no sistema. Muitos pacotes de software já vêm instalados no sistema no momento da compra. No mínimo, deve ser capaz de trabalhar com processamento de texto, folhas e apresentações.

Além disso, considere comprar o software financeiro e contabilístico adequado ao seu negócio em particular. Lembre-se de que muitos pacotes de software de contabilidade/ não são sistemas de entrada dupla e é preciso tomar cuidado para fazer as entradas correctamente.

Produtos auxiliares – Existem muitos produtos que podem ser usados com o seu computador para melhorar a funcionalidade e a imagem do seu negócio. Também requerem softwares especificamente projectados para facilitar o uso.

  • Câmara digital – uma fotografia tirada por este tipo de câmara pode ser directamente carregada no seu computador para diversos usos. Entre as ideias de uso estão fotos de propriedades, catálogos de produto, imagens acompanhando resumos e muito mais.
  • Scanner – quando tem uma cópia impressa de algo que gostaria de incluir como parte de um documento digital, é possível criar uma imagem digital ao digitalizar a cópia impressa com este tipo de equipamento. Como regra geral, quanto mais caro for o scanner, melhor será a imagem produzida.
  • Transmissão sem fio – este recurso permite que se comunique com outros dispositivos, contendo o mesmo recurso. A possibilidade de simplesmente apontar o seu dispositivo para outro, sem ter de procurar o cabo e as tomadas, é muito interessante e contém muitas implicações produtivas.
  • Não negligencie a importância das cópias de segurança externas regulares dos programas individuais usados no seu negócio. As cópias de segurança geralmente são armazenados em CDs ou discos compactados, mas também há serviços oferecidos na Web a fim de facilitar este processo.

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Internet

Depoimento
Lloyd Totten
Serviço de controlo de pestes
"Oferecer bons serviços e ser pontual resulta em indicações interpessoais ."
Transcrição - html

A Internet tornou-se uma ferramenta empresarial muito importante. Pode ser usada a um nível básico para envio de e-mail e pesquisas e pode ser usada num nível mais abrangente, como um canal de venda dos seus produtos e serviços.

Para ter acesso à Internet, precisa de um navegador, que é uma parte do software. Microsoft Internet Explorer e Netscape Navigator são os dois navegadores líderes.

Agora que tem um navegador, é necessário obter acesso à Internet. Isso é obtido por meio de um ISP (Internet Service Provider, Fornecedor de serviços de Internet). Estes fornecedores variam os recursos que fornecem, mas todos oferecem o recurso de e-mail. Se quiser um amplo conjunto de recursos, então a AOL (America On-line) ou o MSN são os mais adequados para si . Se se sentir à vontade para aceder à Internet e trabalhar num ambiente que exija que tenha um conhecimento um pouco maior, um ISP como AT&T ou Earthlink poderá atender às suas necessidades. Assim como outras formas de comunicação, existem várias opções de planos e preços.

Como usa a Internet no seu negócio depende de si . Talvez ainda não esteja preparado para vender os seus produtos na Internet, mas está interessado em desenvolver um site, ou uma homepage, que torne o seu negócio conhecido. Por outro lado, pode usar a Internet como seu principal canal de venda. Apenas lembre-se: os fundamentos continuam os mesmos, tem de oferecer os produtos e serviços que as pessoas precisam; tem de fazer com que as pessoas visitem o seu site, de forma que eles possam comprar os seus produtos e serviços; precisa de os convencer a comprar; precisa de ter um local para armazenar os seus produtos; e precisa de ter um modo de os entregar aos compradores.

A sessão 9 deste curso fornecerá mais informações detalhadas sobre a Internet e o E-Commerce.

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Tecnologia

Antes de começar, planeie a tecnologia que precisará. Obtenha as linhas telefónicas adicionais, compre e aprenda como usar o computador; decida a forma como irá usar a Internet.

Lembre-se de que a monitorização do uso da Internet pelos trabalhadores, enquanto estes estiverem no trabalho, não é uma violação de privacidade. A sua política deve estar documentada e assinada pelos trabalhadores.

Lembre-se, o uso adequado da tecnologia faz com que o seu negócio pareça estabelecido e bem sucedido desde o início.

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Plano de negócios para a Sessão 3: Computador básico e ferramentas de comunicação

Recomendamos muito que faça o download do modelo do plano de negócios individual para este Documento do modelo do plano individual 3 e preencha-o agora.

Sessão 3: Comunicações
Arquivo do Microsoft Word MS Word

Instruções de preenchimento no modelo do plano de negócios:

  1. Cada Caixa tem um título permanente em LETRAS MAIÚSCULAS
  2. Abaixo de cada título, há uma frase que começa com "Insira aqui". Isto indica as informações a serem inseridas. As caixas aumentarão à medida que ocupa mais espaço, por isso, use todo o espaço necessário.
  3. Depois de preencher as caixas, exclua a frase "Insira aqui", deixando apenas o título permanente da caixa e as informações que inseriu.

Sugerimos que preencha cada secção do plano de negócios
durante o curso.

O modelo para todas as sessões 1-12 também pode ser baixado no seu computador como um documento exclusivo:

Secção 1-12: tudo
Arquivo do Microsoft Word MS Word

Inclua dados de pesquisa e materiais básicos suficientes. Torne-o mais interessante, usando dados de segundo plano, a sua biografia, tabelas, dados demográficos e de pesquisa. Quando o seu plano de negócio for concluído, imprima-o e junte as 12 secções.

Muitos outros formatos de Planos de Negócios estão disponíveis em bibliotecas, livrarias, e softwares.

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SESSAO 3 Questionário: Computador básico e Ferramentas de Comunicação

  1. Se eu estiver muito velho ou se a minha educação não for suficiente para saber usar o computador e lidar com sites, e-mails e produtos de software, poderei iniciar um negócio?
    1. Sim: Comece sem um computador.
    2. Não: Aprenda. Leia livros, matricule-se em cursos e estude.
  1. Estou pronto para iniciar o meu negócio, mas ainda não aprendi a usar o computador. Devo iniciar o meu negócio sem ter programas de software instalados nem planos para convertê-los mais tarde?
    1. Sim, comece sem um programa de computador instalado.
    2. Não, espere até que os programas do meu computador estejam instalados.
  1. No meu novo negócio, pretendo que os meus trabalhadores possam ter acesso à Internet. A monitorização do uso da Internet pelos trabalhadores, enquanto estes estiverem no trabalho, é uma violação de privacidade.
    1. Verdadeiro
    2. Falso
  1. As suas máquinas de fax devem ser instaladas numa linha telefónica separada.
    1. Verdadeiro
    2. Falso
  1. Qual dos itens a seguir NÃO é uma comunicação externa:
    1. Prospectos
    2. O seu site
    3. Reunião de empregados
    4. O seu cabeçalho
  1. Ao usar o telefone (com fio ou celular), pode melhorar a clareza, segurança e versatilidade usando:
    1. Um microfone
    2. Um headset
  1. Os números 0800 estão a tornar-se menos importantes, devido às menores taxas das ligações de longa distância.
    1. Verdadeiro
    2. Falso
  1. Qual sistema de armazenamento de mensagens é recomendado, caso elas não possam ser anotadas pessoalmente:
    1. O correio de voz, gerido pelar sua companhia telefónica
    2. Uma atendedor de chamadas
  1. Considera-se que conhecimento de folha seja:
    1. Útil para um determinado número de negócios
    2. Software de "conhecimentos imperativos" e conhecimentos profissionais
    3. Útil para muitos negócios
  1. Um PDA pode realizar todas as seguintes funções: Telemóveis, enviar e receber fax e e-mail encaminhados e gerir a sua agenda.
    1. Verdadeiro
    2. Falso

Vá para Sessão 4: Organização

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