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Directrizes para análise do projecto concluído

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Analise os participantes da reunião e as suas responsabilidades

Assim que a equipa do projecto decide encerrar o projecto ou caso, a certa altura, seja estabelecido que não pode prosseguir como o planificado e, por isso, deve ser interrompido, programa-se uma reunião para a análise do projecto concluído.  O principal objectivo dessa reunião de análise do projecto, concluído é avaliar tudo o que aconteceu durante o projecto: o que se saiu bem, o que não ocorreu de acordo com o plano, etc., de modo a tirarem-se lições que possam ser transmitidas a equipas de projectos futuros. O resultado dessa reunião entra no relatório da análise do projecto concluído, que faz parte do relatório sobre o projecto a ser enviado pela equipa do projecto.

Cada participante da reunião de análise do projecto concluído tem responsabilidades diferentes de preparação, procedimentos e acompanhamento da análise, mas existem algumas responsabilidades comuns ou que podem ser divididas entre participantes específicos.

Os principais participantes da reunião de análise do projecto concluído são:

1. Facilitador
2. Director do projecto e/ou directores de estágios ou fases do projecto
3. Membros da equipa do projecto

Examinemos mais detalhadamente os diferentes participantes e as suas responsabilidades:


1. Facilitador

A equipa do projecto pode optar por ter um facilitador, escolhido internamente ou externo à equipa do projecto.  O raciocínio subjacente à designação de alguém externo como facilitador é, principalmente, resguardar a objectividade do processo de análise a ser implementado na reunião.

São algumas das responsabilidades do facilitador:

  • Preparar a reunião de análise do projecto concluído, estabelecendo a data, hora e local, planificando a pauta e, tendo-a como base, definindo o que deve ser preparado pelos participantes para a reunião.
  • Distribuir os materiais necessários a todos os participantes pelo menos dois dias úteis antes da reunião de análise.
  • Orientar os participantes sobre as suas responsabilidades para com a reunião e o que deve ser realizado através dela.
  • Examinar os materiais distribuídos (por qualquer um dos participantes) antes da reunião.
  • Estabelecer o tom da reunião e garantir que ela corra de acordo com o planeado.
  • Definir directrizes sobre a condução das discussões e das tomadas de decisão na reunião, com eficiência e eficácia.
  • Garantir que as discussões em grupo fluam com tranquilidade e o mais rápido possível (por exemplo, resumir pontos, definir itens a decidir, apontando o assunto da pauta que deve ser tratado).
  • Dar actualizações parciais do andamento da reunião, para que o grupo saiba o que já foi cumprido até determinado momento.
  • Ajudar os membros do grupo a manter relações de trabalho eficazes.
  • Tomar notas na reunião, inclusive o registo formal de tudo o que foi cumprido, as áreas problemáticas identificadas e as decisões tomadas. O grupo pode optar por atribuir essa tarefa a outra pessoa (não ao facilitador).
  • Preparar e distribuir o relatório de análise do projecto concluído a todos os participantes e quem mais tiver sido identificado como envolvido pela equipa do projecto.
     
     

2. Gestor do projecto e/ou gestores de estágios ou fases do projecto

Dependendo da complexidade do projecto, pode haver um director de projecto (por exemplo, num projecto que englobe poucos dados) ou vários directores de estágios ou fases do projecto (por exemplo, num projeto cuja infra-estrutura de segurança envolva várias fases de informação).

São algumas das responsabilidades desses directores na reunião:

  • Preparar os materiais necessários para a reunião e repassá-los ao facilitador, no mínimo, três dias úteis antes da reunião de análise.  Isso dará ao facilitador tempo suficiente para reunir os materiais antes de distribuí-los aos participantes, de acordo com o cronograma mencionado nas responsabilidades do facilitador.
  • Apresentar uma visão geral do projecto, estágio/fase ou ponto de referência cuja análise está a ser conduzida.
  • Ajudar o facilitador para garantir que a reunião decorra de acordo com o planificado.
  • Registar tudo o que for cumprido, as áreas problemáticas identificadas e as decisões tomadas, com o grau de detalhe apropriado para acção subsequente. Essas notas devem somar-se àquelas feitas pelo facilitador ou pela pessoa designada para secretariar a reunião.
  • Participar activamente nas discussões e tomadas de decisão em grupo, bem como estimular os demais participantes a serem igualmente activos.
  • Ajudar o facilitador a redigir o relatório de análise do projecto concluído.

Após a reunião de análise do projecto concluído, garantir que os itens de acção decididos na reunião sejam efectuados para solucionar o mais rapidamente possível as áreas problemáticas identificadas.
 
3. Membros da equipa do projecto

Os membros da equipa:

  • Preparar, com bastante antecedência, o arquivo morto, lendo minuciosamente e tomando notas sobre todo o material relevante do projecto, fase ou ponto de referência.
  • Identificar o que se saiu bem e o que não ocorreu de acordo com o planificado (ambos, da perspectiva colectiva e individual).
  • Sugerir motivos para as áreas problemáticas ou obstáculos identificados.
  • Participar activamente das discussões e tomadas de decisão, especialmente na solução para a área problemática e na Identificação de lições aprendidas.


O êxito de uma reunião de análise do projecto concluído reside na capacidade dos participantes em avaliar, de maneira eficiente e objectiva, os pontos fortes e as áreas que precisam ser aperfeiçoadas no projecto recém encerrado.  Não é hora de apontar o dedo e encontrar a quem culpar pelo problema ou obstáculo.  Através da avaliação objectiva e da identificação de lições aprendidas, as equipas de futuros projectos terão conhecimento prévio a fim de gerir os seus projectos melhor e com mais eficiência.

 

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