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Gestão de materiais

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O que é compra?

A compra é o processo de aquisição e pedido de materiais, serviços e equipamentos. É, às vezes, denominado Suprimento. O seu principal objectivo é adquirir materiais com o menor custo possível consistente com a qualidade e o serviço necessários. Com excepção de garantir fornecimento contínuo de materiais, é função de compras garantir que haja equilíbrio entre fornecimento de materiais e níveis de stock para que a empresa possa manter os seus níveis de lucro, enquanto os custos dos materiais forem uma preocupação.

O que é um procedimento de compra eficiente?

 O procedimento de compra é discutido a seguir:

Etapa 1 – Recebimento e análise da PR (Purchase Requisition, Requisição de compra)

O departamento de compras recebe e analisa o material ou a necessidade de abastecimento do departamento que fez a solicitação. Essas solicitações são encontradas no formulário Requisição de compra que contém os detalhes dos pedidos, como quantidade e especificações do produto.

 Etapa 2 – Selecção de fontes de possíveis abastecimento

Se o material ou suprimento solicitado não for um item novo, a equipa de compras procurará nos arquivos por registos de fornecedores existentes dessas solicitações, ao contrário, terão de consultar nas páginas amarelas ou na Internet ou outras possíveis fontes para procurar potenciais fornecedores .

Etapa 3 – Emissão de pedidos para cotações

Se não houver nenhum fornecedor regular para o material ou suprimento solicitado e não houver intenção de procurar novos fornecedores, o fornecedor existente será contactado. Entretanto, será solicitado a potenciais novos fornecedores enviem cotações de preço para serem avaliadas pelo departamento de compra.

Etapa 4 – Selecção de fonte certa

Após o recebimento das cotações, os fornecedores serão avaliados. Os critérios para avaliação incluem:

•  Cotações de preço

•  Especificações

•  Capacidade de entrega

•  Fidelidade e fiabilidade do fornecedor

•  Reputação do fornecedor

•  Possibilidade de descontos por volume

•  Possibilidade de estabelecer relacionamento de longo prazo com o fornecedor

A selecção do fornecedor apropriado depende do tipo da importância do artigo comprado.

Etapa 5 – Determinação do preço justo

Depois que o fornecedor é seleccionado, ambas as partes terão de concordar sobre o preço justo. As negociações de preço ou descontos sobre volume ou outros acordos podem ocorrer durante esta etapa.

Etapa 6 – Emissão da ordem de compra ( OC )

Depois do preço acordado e aprovado, uma OC será emitida para o fornecedor, confirmando os detalhes apresentados no formulário Requisição de compra. É a função do departamento de compras fazer o acompanhamento do pedido, não apenas para ver se está em conformidade com o conteúdo da OC, mas sobre a programação de entrega acordada.

Etapa 7 – Análise dos relatórios de recebimento e aprovação da factura do fornecedor para pagamento

Antes de aprovar a factura do fornecedor para pagamento, é responsabilidade do departamento de compras, pelo seu Departamento financeiro, avaliar o conteúdo da entrega conforme apresentado no Relatório de recebimento em relação à OC e a PR. Aleatoriamente, podem ser realizadas amostragens das mercadorias para determinar a veracidade do conteúdo, conforme informado no Relatório de recebimento. O controlo rígido da qualidade é crucial neste estágio.

Quais são as diferentes abordagens de compras?

As abordagens de compra diferem dependendo se o artigo é de baixo ou de alto valor ou se tem impacto alto ou baixo nos negócios (veja a Figura 1) .

Figura 1 – Abordagens específicas de compra

Impacto nos negócios

Baixa Alta

Alta

 

Itens LV , HBI

Compra Baseada no Custo

Itens HV, HBI

Parcerias com fornecedores

Baixa

Itens LV , LBI

Compra de mercadorias

Itens HV, LBI

Processo de cotação

Valor total do produto

Uma descrição das diferentes abordagens de compras é apresentada a seguir:

Itens

Classificação de itens

Descrição

Abordagens de compra

Artigos de rotina

Baixo valor, artigos com baixo impacto nos negócios

Artigos que podem ser comprados em qualquer lugar, como materiais de escritório,

Compra de mercadorias

Artigos de influência

Baixo valor, Artigos com alto impacto nos negócios

Artigos de baixo valor, mas que precisam de reposição contínua

Compra baseada no custo

Obstrução

Alto valor, Artigos com baixo impacto nos negócios

Artigos que não têm impacto directo nas operações da empresa, mas são artigos caros (viaturas, computadores)

Processo de cotação, programa de credenciamento do fornecedor

Artigos críticos

Alto valor, artigos com alto impacto nos negócios

Artigos importantes para as operações da empresa em termos de impacto e valor do produto

Acordos de compra/parcerias com o fornecedor.

REFERÊNCIAS:

•  Stanley E. Fawcett and Steven R. Clinton, Enhancing Logistics Performance to Improve Competitiveness of Manufacturing Organizations, Production and Inventory Management Journal, 1º trimestre de 1996, páginas 40 – 46.

•  Joseph R. Carter and Ram Narasimhan, Is Purchasing Really Strategic? International Journal of Purchasing and Materials Management, final de 1996, páginas 20 – 28.

•  Lisa M. Ellram and Owen R. Edis, A Case Study of Successful Partnering Implementation, International Journal of Purchasing Materials Management, Novembro de 1996, páginas 20 – 28.

•  Richard B. Chase e Nicholas J. Aquilano, Capítulo 17 – Materials Management and Purchasing, Production and Operations Management: Manufacturing and Services , 7ª edição, 1995, páginas 694 – 732.

•  Wim G. Biemans and Maryse J. Brand, Reverse Marketing: A Synergy of Purchasing and Relationship Marketing, International Journal of Purchasing and Materials Management, terceiro trimestre de 1995, páginas 29-37.

•  Charles A. Watts, Kee Young Kim e Chan K. Hahn, Linking Purchasing to Competitive Strategy, International Journal of Purchasing and Materials Management, segundo trimestre de 1995, páginas 3 – 8.

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