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Economia rápida de custos

Adapted from content excerpted from the American Express® OPEN Small Business Network


Um dos segredos para gerir uma pequena empresa com sucesso é: aprender a controlar as despesas. Quando negligenciada, até mesmo a menor despesa podecausar redução nos lucros e na saúde económica global da empresa, prejudicando o seu crescimento.

Muitos dos pequenos empresários sabem de onde vem o dinheiro, mas não têm a certeza para onde vai. Isso pode ter um impacto significativo sobre o fluxo de caixa da empresa. É importante examinar as suas despesas regularmente (a cada trimestre, se possível) para poder controlar com exactidão a evolução das suas despesas e procurar formas de poupar.

Regras básicas que se aplicam a todos os tipos de despesa:

Pesquise preços para comprar melhor

Pode fazer isto em todas as fases do seu negócio, desde canetas e outros materiais de escritório até às despesas operacionais.

Avalie os seus contratos e fornecedores regularmente

Sempre que pagar uma factura ou preencher um cheque, pergunte-se quando foi a última vez que foi às compras à procura de um preço melhor.

Não tenha medo de negociar

Não faça isso apenas por ocasião de um novo contrato. Também pode negociar com os fornecedores actuais, que não querem perder a sua empresa.

Aproveite os descontos

Associações profissionais e comerciais, muitas das vezes oferecem descontos aos seus associados em seguros, viagens, transporte e outras despesas vulgares. A seguir, encontrará algumas áreas comuns em que as pequenas empresas têm despesas em excesso. Clique na área apropriada para conhecer formas de reduzir essas despesas:

Telefone/serviços públicos
  • Confira e reveja todas as cobranças da sua conta telefónica. Os erros estão sempre propensos a acontecer.
  • Converse com o representante de atendimento ao cliente da sua operadora telefónica para saber se a sua empresa possui as melhores taxas possíveis para ligações locais e de longa distância. Lembre-se de que, muitas vezes, é possível obter uma taxa melhor do que a anunciada. Mas é preciso pedir.
  • Não tenha medo de consultar a concorrência e reavaliar a sua opção uma ou duas vezes ao ano. Se uma operadora de longa distância oferecer um bom negócio para que mude de serviço, consulte a sua operadora para saber se esta consegue igualar a oferta. Muitas vezes, é mais barato para uma operadora oferecer uma cobertura a um cliente existente do que ter de atrair um outro.
  • Se a sua empresa estiver a operar no seu próprio domicílio, peça que a conta do telefone seja calculada em incrementos de 6 segundos. Planos de chamadas residenciais (geralmente utilizados por empresas sediadas em domicílios), cobram geralmente por minuto, arredondando as fracções. Assim, uma chamada de 1 minuto e 1 segundo é, na verdade, facturada como 2 minutos. Poderá economizar dinheiro optando pela facturação a cada 6 segundos, ainda que a taxa por minuto seja menor.
  • Reúna-se trimestralmente com um representante da operadora para verificar se o seu plano de chamadas continua a ser o mais apropriado para a sua empresa em expansão. Não se esqueça que as operadoras telefónicas adicionam regularmente novos pacotes para as "pequenas empresas" no seu leque de serviços, os quais podem representar mais poupança.
  • A sobrefacturação não é invulgar nas contas de serviços públicos. Certifique-se que tem a melhor estrutura de taxas. Confira duas vezes o número, a leitura "constante" do contador; a constante é um factor multiplicador de custos, registado no contador, que ajuda a determinar o consumo mensal.

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Seguros de saúde
  • Faça um balanço das suas apólices e prémios, no mínimo, duas vezes por ano, para se certificar que correspondem às suas necessidades. Faça uma pesquisa para ver as taxas e os serviços oferecidos pela concorrência. Não se deixe levar pela palavra do primeiro agente. Solicite os preços a no mínimo três .
  • Aproveite os descontos para grupos, disponíveis para sócios das câmaras de comércio e dos grupos profissionais e comerciais locais.
  • Analise com atenção o histórico de obrigações da companhia contratada. Assegure-se de que a companhia de seguros não o esteja a sobrefacturar nos prémios, principalmente por consequência de uma obrigação dispendiosa não recorrente (como um parto prematuro que tenha resultado em altas facturas hospitalares).
  • Compare as presentes obrigações com as previstas, tendo em conta os dados demográficos da sua mão-de-obra. Por exemplo, podem cobrar-lhe a taxa por inteiro para benefícios de maternidade, embora a sua probabilidade de utilização seja pequena porque a sua mão-de-obra é jovem e solteira.
  • Garanta que todos os benefícios que adquiriu estejam realmente a ser utilizados. Pergunte ao agente de seguros onde poderia economizar com o corte ou redução de alguns desses benefícios subutilizados.

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Expedição/entrega
  • Tente negociar um desconto por volume com a empresa que tem vindo a utilizar para as suas necessidades de expedição e entrega. A maioria dos serviços de entrega para o "dia seguinte" possuem taxas flexíveis. Se estiver a enviar menos do que sete encomendas por semana, poderá reduzir as taxas cobradas. Ligue para o seu representante de vendas e comece a negociar.
  • Acompanhe o tempo de entrega das suas encomendas solicitando confirmações da transportadora ou pelo software online de rastreamento fornecido. As transportadoras normalmente garantem o tempo e a data de entrega. Solicite reembolsos por encomendas entregues com atrasos.
  • É mesmo necessário entregar no próprio dia? Verifique se o seu timing responde às necessidades dos clientes. Pode estar a gastar o dinheiro com uma entrega até às 10 horas da manhã, quando seria aceitável fornecer esse serviço para o dia seguinte ou em dois dias úteis.
  • Procure um ponto de expedição conveniente. Pode até não se aperceber, mas sempre que uma encomenda é recolhida acaba por gerar custos suplementares. Muitas das maiores transportadoras possuem centros de serviço locais ou caixas de recolha. Utilizá-los pode possibilitar uma economia de 170 meticais por encomenda.

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