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Mantenha-se organizado

Adapted from content excerpted from the American Express® OPEN Small Business Network


Os empresários têm o potencial para serem desorganizados. Têm recursos limitados e muitas informações para controlar. Por isso, a arrumação do escritório, organização e manutenção acabam representando um descuido. Um pequeno descuido é compreensível e desculpável, mas para bem estar do escritório, organizações periódicas são imprescindíveis. O conselho e as dicas aqui enumeradas vão ajudá-lo na organização e manutenção de um escritório organizado. Guarde este ficheiro e consulte-o pelo menos uma vez por trimestre. Se estiver muito ocupado para realizar esta tarefa, contrate alguém para fazer isso para si. A economia de tempo pagará pelo custo.

Clique nos tópicos abaixo para consultar dicas sobre como manter –se a si e o seu escritório organizados.

  1. Organização do escritório
  2. Ficheiros em papel
  3. Ficheiros no computador

Organização do escritório

Ter sistemas que mantêm o seu escritório organizado dar-lhe-ão um apoupança na manutenção. Verifique a sua organização do escritório com estas dicas e faça as mudanças necessárias.

Guarde os materiais que não usa diariamente.

Isso porque pilhas de papeis, rolos extra de fitas, e pilhas altas de envelopes têm um aspecto sujo e desordeiro, podendo provocar distracção. Se o espaço permitir, mantenha os materiais extras num quarto ou armário fechado. Armazene os materiais que não usa regularmente. No seu livro "Organizing Your Home Office for Success (Organizando o seu escritório em casa para o sucesso)", Lisa Kanarek dá conselhos para manter o seu escritório organizado. Ela sugere uma mudança em tudo o que é adorno e tudo o que usa só uma vez por semana para locais secundários, como um gabinete de ficheiros ou uma estante. Qualquer coisa que usa uma vez por mês deveria ser armazenada num ficheiro ou guardada numa estante. Itens que usa com menos frequência devem estar num armário.

Organize os materiais de forma que sejam facilmente encontrados .

Por exemplo, não deve mover duas pilhas de papel e abrir uma caixa para pegar uma folha de papel de carta personalizada.

Organize o seu escritório para que seja funcional.

Se tudo é derrubado quando tira um livro da sua estante de livros ou não há espaço suficiente perto do aparelho de fax para inserir documentos com facilidade e ir buscar o fax que chega, reorganize o seu escritório. Esses pequenos problemas no fluxo de trabalho desperdiçam tempo e causam stress.

Crie uma lixeira "segura"

Se a desorganização provoca nervosismo por deitar fora as coisas que depois são necessárias, crie uma lixeira "segura". Nada vai para a lixeira segura, excepto papel. Nenhuma casca de maçã, latas de refrigerante, nada que não queira ver novamente se tiver de olhar na lixeira. Só esvazie esta lixeira depois de algumas semanas, assim terá um prazo para recuperar o lixo. Este sistema pode tornar mais fácil desfazer-se das coisas.

Crie um sistema para fluxo de informações

Pense no tipo de informações, materiais, e outros itens que normalmente encontra. Provavelmente, a sua lista incluirá itens básicos, como entrada e saída de correspondências , números de telefone, projectos actuais e materiais que quer guardar, mas não pode tratar disso no momento. Depois de criar a sua lista, visite uma loja de material de escritório para encontrar soluções para organizar todas as informações. É possível que o produto perfeito para atender às suas necessidades não seja fácil de encontrar e possivelmente terá de combinar dois produtos da loja, ou comprar um artigo e modificá-lo para atender às suas necessiadades.

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Ficheiros em papel

Não importa qual seja a organização do seu escritório, alguma manutenção será necessária para manter em ordem as informações do escritório. Seguem-se algumas dicas para ordenar os seus ficheiros em papel e electrónicos.

Todos sabem o que significa perder tempo à procura de alguma coisa numa gaveta de ficheiro. A limpeza periódica dos lixos dos seus ficheiros diminuirá o tempo desse desperdício.

Faça limpezas regularmente

Ordene pelo menos uma vez por trimestre os seus gabinetes de ficheiro e deite fora coisas de que não precisa mais. Se adiar esta tarefa continuamente, contrate alguém para o ajudar. Embora esteja envolvido no processo de limpeza, um compromisso com um ajudante vai obrigá-lo a completar a tarefa.

Renomeie os seus ficheiros

Se tem dificuldade em encontrar papeis nas suas gavetas de ficheiro, crie nomes de ficheiro baseados na primeira palavra relacionada que vem à sua mente quando cria o ficheiro. Provavelmente, se esta palavra for a primeira a ocorrer-lhe quando estiver a arquivar , será a mais fácil de se lembrar dela quando estiver à procura desse documento..

Crie subpastas em cada pasta suspensa

Isso também aumentará a facilidade para localização.

Agrupe ficheiros suspensos relacionados

Relacione ficheiros suspensos em grupo, mantenha pastas de papeis de clientes numa gaveta, ou divida a gaveta, em partes e coloque artigos e contratos noutra. Mantenha os seus ficheiros pessoais numa gaveta separada de todo o material empresarial.

Tenha o espaço suficiente para arquivar

A organização só é possível se tiver espaço suficiente nos seus gabinetes de ficheiro. Invista em gabinetes de ficheiro de alta qualidade, grandes que provêem espaço necessário para o material que precisa armazenar.

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Ficheiros de computador

O disco rígido do seu computador – o equivalente ao seu gabinete de ficheiro – também precisa de limpeza periódica. Aqui estão algumas sugestões da Fujifilm Computer Products e a Associação Americana de Escritórios em Casa.

Liberte o espaço no disco fazendo cópias de segurança

Os ficheiros antigos ou raramente usados podem ser transferidos facilmente do disco rígido para CDs ou fitas de dados. Isto aumentará a velocidade de recuperação de ficheiros do computador.

Crie subdirectórios no disco rígido

Subdirectórios amplos permitirão armazenar todos os ficheiros relacionados no directório raiz a serem gravados num grupo. Os subdirectórios são fáceis de criar. Simplesmente consulte o seu manual do sistema operacional.

Dê nomes significativos aos ficheiros

Use nomes de ficheiros gerais, abrangentes que podem ser facilmente identificados, como "folha de salários.96." Isso pode ser útil ao trabalhar simultaneamente com um grande número de ficheiros pequenos e reduzirá o tempo de procura exigido para achar ficheiros específicos num directório.

Mantenha-se empenhado com a organização

A organização é uma disciplina instruída, mas manter um disco rígido e disquetes organizados, com o tempo, vai-se tornar uma segunda natureza. Faça cópias de segurança (back-up) dos ficheiros regularmente, e continue a gravar ficheiros de um modo sistemático.

Comprima os seus dados

Se o espaço no seu disco rígido sempre representa um problema, existem programas que reduzirão ou comprimirão os seus ficheiros, aumentando consideravelmente o espaço de armazenamento disponível. Existem vários programas de software para compactação de dados.

Use discos codificados por cor

Arquivar discos por cor em ficheiros de discos permite aos utilizadores encontrá-los rápida e facilmente. Por exemplo: use disquetes ou flechas azuis para contabilidade, verdes para folha de pagamento e vermelhos para vendas.

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