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Capítulo 5: Implementação do plano de acção

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Equipa de formação

Comunicação de informações

do EMS

Definição de um orçamento

 
Equipa de formação

A formação é um investimento essencial e económico para que a empresa garanta que todo o corpo de trabalhadores tenha consciência dos benefícios, objectivos, procedimentos e metas do EMS.  A formação também melhora o trabalho em equipa, aperfeiçoa relacionamentos pessoais e incentiva a colaboração para encontrar soluções.  A formação ajuda os trabalhadores a sentirem- se reconhecidos, motiva o desempenho e estimula o pensamento.

A formação da equipa melhora consideravelmente e imediatamente a competência e qualidade do serviço. Uma equipa bem formada pode compreender melhor como actuar de forma concentrada com os recursos disponíveis.

A administração deve incentivar a participação da equipa na implementação do EMS, uma vez que os trabalhadores têm experiência prática relacionada com as suas áreas e podem ser uma excelente fonte de informação. Podem ajudar o grupo de tarefas ambientais nas funções como procedimentos de esboço do projecto e criação de planos preventivos e de emergência.

Selecção de uma equipa para a formação

Existem diferentes tipos de formação e requisitos e é importante que o grupo de tarefas ambientais identifique as necessidades de formação da equipa. As empresas (SMEs) beneficiam, através da formação, um grande número de participantes, porque cada trabalhador pode fornecer ideias e contribuir para a implementação do EMS.

A tabela a seguir sugere os públicos para os vários tipos de formação.
 

Foco da formação

Quem deve participar

Objectivo

Consciencialização sobre a importância estratégica da implementação do EMS

Direcção executiva

Comprometimento e alinhamento com a implementação do EMS

Consciencialização sobre o meio ambiente, de forma geral

Todos os trabalhadores

Compromisso com os objectivos e metas do EMS

Desenvolver um sentido de responsabilidade individual

Desenvolvimento de capacidades

Trabalhadores com responsabilidades ambientais

Aperfeiçoar o desempenho em áreas específicas, como do grupo de tarefas ambientais, equipa de acção e equipa de avaliação

Conformidade

Trabalhadores cujas acções afectam a conformidade

Assegurar os requisitos internos para implementar alterações, como em operações e engenharia

 

Considerações ao avaliar as necessidades de formação de trabalhadores
  • Que procedimentos do EMS afectam o seu trabalho diário?
  • O que acontece se esses procedimentos não forem seguidos?
  • Que impacto tem o seu trabalho na na implementação do EMS na empresa?
  • Quais são as capacidades e os conhecimentos necessários?
  • Como é que o seu trabalho afecta a sua vida na comunidade?

Observação: a mudança de incentivos ao trabalhador para enfatizar a qualidade, ao reduzir as incidências de falha e ao eliminar o desperdício, irá consciencializar o trabalhador e reduzir o uso de recursos e o desperdício.

Selecção de programas e métodos de fromação

Uma vez as necessidades e os objectivos da formação identificados e definidos, os programas e métodos de formação serão seleccionados. O grupo de tarefas ambientais pesquisará material para criar um programa de formação eficaz.

Material de apoio para a formação e programas de consciencialização podem, com frequência, ser obtidos em organizações de normatização, associações comerciais, câmaras de comércio e outras fontes como:

  • Empresas de consultoria
  • Faculdades e universidades da comunidade
  • Vendedores e fornecedores
  • Clientes
  • Associações técnicas ou retalhistas
  • Grupos de estudo ou de auto-aprendizagem
  • Consórcio de formação ( ligado a outras empresas locais)
  • Sites da Web

Programação da formação/p>

O próximo passo é agendar sessões de formação e workshops para consciencializar o trabalhador e fornecer a formação necessária. As sessões de formação são boas oportunidades para aumentar o empenho do trabalhador e partilhar os valores ambientais que farão do EMS um processo eficaz.

Sugestões para a formação

  • Enfatizar a importância da participação do trabalhador no programa EMS e a contribuição do seu trabalho para o programa.
  • Gravar o curso de formação EMS em andamento e exibir a gravação aos novos trabalhadores e aos que faltaram à formação ou para reforçar a mensagem.
  • Considerar a formação em computador como um método alternativo.
  • Considerar também o uso de outras ferramentas no processo criativo , análise de causa e efeito, solução de problemas, análise de fluxo de processo e listas de verificação.

Boletim de informações e prognósticos: Pespectivas sobre a educação de adultos
 
(Adaptado do "30 Things We Know For Sure About Adult Learning," Training, Julho de 1988)

  • Os adultos preferem a participação activa às aulas tradicionais.

  • As informações serão assimiladas mais lentamente se entrarem em conflito com crenças existentes ou se coincidirem pouco conceitualmente com a base de conhecimentos actual.

  • Os adultos preferem a aprendizagem auto- direccionada e querem ajudar a desenvolver o programa de formação.

  • Os adultos têm expectativas. É importante esclarecer tudo logo de início.

  • Os adultos precisam de oportunidade para integrar novas ideias nos conhecimentos existentes.

 
Comunicação de informações do EMS

A boa comunicação é vital para o sucesso da implementação do EMS. Um bom sistema de comunicação deve alcançar todos os níveis e funções da organização. Tal sistema demonstra o empenho da empresa com questões ambientais, obtém o apoio de trabalhadores e da comunidade, consciencializa o trabalhador e melhora a participação na implementação do EMS.

A comunicação constante também é uma forma de ganhar o envolvimento do trabalhador no desenvolvimento e implementação do EMS. Isso motiva a força de trabalho, demonstra empenho da gestão e informa todos os trabalhadores a respeito dos resultados do desempenho do EMS.

Um bom sistema de comunicação inclui tanto linhas de comunicação internas como externas. É importante que os trabalhadores e aqueles que não fazem parte da empresa (como investidores, clientes, fornecedores, accionistas, comunidade local, grupos ambientais, governo, autoridades de controlo e o público em geral) estejam conscientes do empenho da organização com uma a gestão ambiental sólida.

Um processo de comunicação positivo aperfeiçoa a imagem da organização, facilita futuros relacionamentos de negócios, aumenta a satisfação e o orgulho do trabalhador em trabalhar para a empresa e incentiva a aceitação e o entendimento público dos esforços da empresa para melhorar o seu desempenho ambiental.

Uma vez que os trabalhadores são, com frequência, uma excelente fonte de informações e ideias, crie maneiras para que a equipa comunique as suas ideias. Lembre-se que também há ajuda externa disponível de fontes como consultores e outras empresas.

Comunique o progresso à medida que ele ocorre. Um bom sistema de comunicação interna e externa ajuda a criar confiança e a aumentar o apoio.

Selecção de público-alvo interno e externo

A publicidade externa é uma ferramenta de marketing positiva. Promover acções da empresa a favor do meio ambiente ajuda a melhorar a sua imagem pública e a melhorar a aceitação dos esforços da empresa para levar adiante o seu desempenho ambiental.

A publicidade interna ajuda a alcançar resultados ambientais positivos. Por exemplo, a motivação do trabalhador pode ser melhorada pelo reconhecimento do seu trabalho em alcançar objectivos e metas ambientais. Por exemplo, o CEO de uma empresa assinou de próprio punho mais de 250 cartas para todos os seus trabalhadores, explicando a importância e os benefícios que um EMS agregaria à empresa e pediu empenho e participação. A reacção dos trabalhadores foi extremamente positiva. Equipas de todos os níveis foram envolvidas no processo e sugestões e feedback vieram de todos os departamentos.

Selecção das informações a serem partilhadas

A empresa deve fornecer o máximo possível de informações aos públicos interno e externo, e transparência é uma parte importante deste processo. As informações podem incluir:

  • Declaração da missão ambiental da empresa
  • Objectivos e metas do EMS
  • Desempenho da organização (por exemplo, um 'relatório ambiental')
  • Comparação e análise de resultados
  • Grupo de tarefas ambientais, funções do grupo de acção e responsabilidades.
  • Cronograma de monitorização e análise
  • Acção preventiva e procedimentos de emergência

Sugestões para a comunicação

  • Ilustre materiais informativos com exemplos como metas da empresa e resultados alcançados.
  • Certifique-se de que o material fornecido é detalhado o suficiente e de fácil compreensão (em termos leigos). Utilize um glossário ou anexe definições quando utilizar termos técnicos ou não-familiares.
  • Explique o motivo de essas medidas estarem a ser colocadas em prática e os benefícios de fazer isso.
  • Sempre que possível, tente empregar menos papel e mais comunicação em massa, como o e-mail.
  • Incorpore uma imagem pública positiva associada aos desenvolvimentos ambientais nas estratégias de marketing da empresa.
  • Divulgue os esforços da empresa na redução de impactos ambientais negativos.

Procedimentos e padrões de comunicação

Os sistemas de comunicação nas pequenas e médias empresas são menos complexos do que os de grandes corporações. Isso é uma vantagem. Mantenha a comunicação simples e eficiente.

Promova a comunicação bilateral com caixas de sugestão. Adicione um espaço para questões ambientais no jornal da empresa onde os trabalhadores possam escrever as suas ideias, realizações, contributos e experiências durante a execução do EMS.

Formas de comunicação com a equipa, a comunidade e o governo

  • Reuniões e almoços com a equipa
  • Cartazes para consciencializar a equipa sobre questões ambientais e questões relacionadas à economia.
  • Embalagens, veículos, anúncios, comunicados de imprensa e inaugurações
  • Anúncios em quadros de aviso
  • Relatórios do desempenho ambiental da organização, acções propostas, corpo de trabalhadores designado, objectivos e metas
  • Cartas individuais aos trabalhadores ou anexos de cupões de pagamento, boletins de notícias e newsletters
  • Declaração da missão
  • Relatório anual ou um relatório ambiental separado
  • Notas a lembrar a equipa sobre os procedimentos de economia de gastos
  • Folhas de questionários para levantamento ou avaliação do conhecimento da equipa sobre o impacto ambiental nos negócios
  • Eventos ambientais (participação e financiamento)
  • Mensagens de correio electrónico, que são rápidas, sem custo e favoráveis ao meio ambiente
  • Jornais internos

Manutenção do fluxo de informações

Uma pessoa ou grupo responsável deve cuidar dessas comunicações. Esta tarefa deve ser desempenhada pelos membros do grupo de tarefas ambientais ou equipa de recursos humanos, por exemplo.

Todo o material, principalmente quando destinado a comunicação com o exterior, deve ser verificado antes de ser autorizado para que comunique com precisão o desempenho, as acções e os interesses ambientais da empresa. Também é importante manter registos e arquivos em todas as comunicações sobre questões ambientais, tanto internas quanto externas.

Determinação de custo e definição de orçamento

A parte final da fase de implementação consiste em preparar um orçamento preliminar para o desenvolvimento de cada projecto. Os custos incluem tempo, formação, alguma consultoria, materiais e, possivelmente, equipamentos.

É difícil determinar o custo de implementação do EMS. Os custos mais significativos são gastos com os trabalhadores. Os benefícios são igualmente difíceis de serem determinados, uma vez que muitos deles são intangíveis. Entretanto, numa economia global em que o trabalho, os materiais e os custos capitais podem convergir a um ponto comum com o tempo, uma gestão eficaz do desempenho ambiental pode tornar-se cada vez mais importante na determinação das melhores empresas. A avaliação mostra que muitos dos investimentos na implementação do EMS fornecem retornos substanciais positivos e agregam um valor durável à empresa. Em resumo, os benefícios excedem os gastos.

É imprescindível que a empresa meça, de forma precisa e consistente, as suas entradas e saídas. Sem informações de custo, a empresa não pode avaliar, de forma adequada, os resultados dos desenvolvimentos ou a rentabilidade dos seus produtos, departamentos ou serviços.

Os custos ambientais em que incorrem a sociedade, as organizações ou os resultados individuais de actividades que afectam a qualidade ambiental. Esses impactos podem ser expressos em termos monetários ou não.

Uma vez que o custo é o interesse principal para a maioria das pequenas empresas, mudanças tecnológicas de baixo custo devem ser identificadas e implementadas primeiro. Essas opções são mais fáceis de implementar e os seus benefícios revelam-sede imediato. Outras opções de capital intensivo devem ser implementadas depois.

No actual clima de negócios altamente competitivo, as empresas ganham vantagem competitiva sustentável, reduzindo os custos ambientais e de funcionamento e com procedimentos que geram impactos ambientais negativos.

Opções de baixo custo com retorno imediato

  • Formar os trabalhadores sobre os objectivos e as metas do EMS
  • Descobrir formas de utilizar resíduos como fontes de energia
  • Um bom serviço de manutenção pode evitar o desperdício com perdas de água etc.
  • Reutilizar recipientes de qualidade, que impedem perdas e evaporação
  • Controlar o inventário, o que garante que apenas os materiais necessários são utilizados
  • Separar o lixo que pode ser utilizado para reciclagem
  • Eliminar perdas, o que reduz o consumo de matéria-prima
  • Efectuar a limpeza de forma mecânica, que pode substituir o uso de solventes, onde for possível
  • Utilizar solventes antigos para uma primeira lavagem, o que aumenta a vida útil do novo solvente .

Boletim de informações e prognósticos: Como criar o plano financeiro

  • A empresa pode ter um sistema de orçamento para projectos, que pode ser adaptado às questões ambientais.

  • Analise todas as opções cuidadosamente, pesando os custos em relação aos benefícios.

  • Mantenha inventários da quantidade de matérias-primas utilizadas por processo para monitorizar a eficiência.

  • Mantenha um inventário dos tipos e quantidade de resíduos produzidos pela empresa para visar oportunidades de redução de lixo.

  • Considere o custo do recolha de lixo ao fazer relatórios de lucros e de perdas.

  • Mantenha registos de custos de produção de resíduos associados a vários processos.

  • Organize os custos e benefícios por categoria (como, por exemplo, desenvolvimento, implementação e manutenção) e tipo (materiais, equipamentos, trabalho, taxas e consultoria).

  • Desenvolva uma metodologia para verificar custos e benefícios.


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