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Contabilidade e fundamentos do registo de informações

Adapted from content excerpted from the American Express® OPEN Small Business Network


Uma contabilidade adequada é importante para a manutenção e crescimento de uma empresa. Sem ela, corre o risco de sofrer uma crise de fluxo de caixa, gastar dinheiro e perder oportunidades de expansão. Ao desenvolver ou aprimorar a rotina contabilística, lembre-se de que o objectivo da contabilidade é ajudá-lo a administrar seu negócio e permitir que órgãos responsáveis pelos impostos avaliem a sua actividade empresarial. Quando a sua contabilidade atingir esses objectivos, poderá – e deverá – ser da forma mais simples possível.

As directrizes gerais destacam os pontos que necessitam de mais atenção e fornecem ideias para manter os seus livros contabilísticos organizados. Porém, antes de tomar decisões sobre contabilidade, consulte o seu contabilista ou a pessoa responsável pelo cálculo do imposto, pois a contabilidade varia radicalmente dependendo do negócio.

Muitos proprietários de empresas de pequeno porte preferem usar um software para controlar os diferentes aspectos de sua empresa, e os recursos fornecidos neste documento o ajudam a implantar a automação computacional. O trunfo para aproveitar totalmente seu software de contabilidade é determinar se ele economiza seu tempo e o deixa livre para administrar o negócio. Em muitos casos, é o que realmente acontecerá, mas cuidado para não cair na armadilha de passar muito tempo no computador fazendo uma contabilidade que poderia ser bem mais eficaz se entregue em papel. Os formulários de papel de contabilidade mencionados neste documento podem ser obtidos em muitas lojas.

Algumas funções contabilísticas serão melhores se delegadas a um contabilista. Apesar de ser necessário adquirir a maior quantidade de conhecimento possível através da revisão frequente dos livros, um contabilista ou encarregado da escrituração contabilística pode deixá-lo livre para se concentrar e desenvolver seu negócio. Até mesmo uma tarefa contabilística que demora apenas algumas horas semanais pode ser aprimorada, se delegada a outra pessoa se o tempo consumido for mais bem gasto.

Clique nos tópicos a seguir para saber mais sobre os principais registos necessários para manter uma empresa de pequeno porte:

Receitas e despesas

A sua empresa usará um Diário para receitas e despesas ou livro-razão para controlar o montante gasto, onde está sendo gasto e o valor que está a dar entrada.

Um diário para receitas e despesas é usado pela maioria das empresas de pequeno porte e é uma contabilidade por registo singular – registando apenas o recebimento e a despesa. O sistema de contabilidade por partidas dobradas envolve um livro-razão e é necessário que todas as actividades sejam registadas como débito e crédito nos livros. Antigamente, pensava-se que todas as empresas tivessem de usar o método mais complicado de partidas dobradas, no entanto, actualmente o sistema por registo singular é usado por muitos proprietários de empresas de pequeno porte. O sistema de contabilidade por registo singular pode ser armazenado no computador ou em papel. Entre os programas que realizam um sistema de contabilidade por registo singular estão Quicken, da Intuit, e Microsoft Money, entre muitos outros.

O livro-razão é usado para registar duas vezes todas as transacções tendo como base o conceito de que todas as transacções têm duas metades que afectam o negócio. Por exemplo, se vender um item, os seus livros irão reflectir uma diminuição no stock (crédito) e no fluxo de pagamento (débito). Se usar o sistema de contabilidade por partidas dobradas, será possível usar um programa de computador ou contabilista para manter o livro-razão actualizado. Se permitir que outra pessoa actualize os seus livros, revise-os regularmente. Entre os programas que fazem a contabilidade por partida dobrada estão: M.Y.O.B da Teleware, Peachtree Accounting da Peachtree Software e Quickbooks da Intuit.

O seu contabilista pode indicar o tipo de registo que pode escolher. Também consulte seu o consultor fiscal para saber se deve usar um sistema de contabilidade com base em caixa ou acumulação.

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Despesas em dinheiro

O dinheiro gasto no seu negócio precisará de ser contabilizado se quiser registar todos os gastos empresariais em um determinado ano. Há pelo menos duas formas para fazer isso: assinar cheques que podem ser reembolsados ou manter um pequeno registo de caixa.

Se preferir pagar com cheque, apenas mantenha o controle semanal, quinzenal ou mensal, de todas as entradas de caixa e o seu total, dependendo do volume das despesas. Mantenha um registo de cada categoria de despesa para fins fiscais, e preencha um cheque no valortotal. Registe o dinheiro que pode ser reembolsado no registo de seu cheque para distingui-lo da receita tributável. Como alternativa, mantenha um pequeno registo de caixa ao preencher um cheque para um pequeno caixa ou manter um registo de cada despesa pelo pequeno valor.

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Registos de stock

Conhecer seus registos de stock permitirá que evite roubos, mantenha os valores mínimos de stock e controle as tendências de compra, entre outras coisas.

Se vender um grande número de itens de pequeno valor – por exemplo, em uma loja – será possível usar um sistema de computador para controlar o stock ou ligar o sistema de computador a suas vendas ao ter um sistema de stock POS (point of sale, ponto de venda). Se vender itens maiores, faça esse controle manualmente.

As principais informações de stock que precisa obter são: data da compra, número de stock do item comprado, preço de compra, data da venda e preço de venda.

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Contas a receber

Se o seu produto ou serviços forem pagos no momento da entrega, não precisará de um sistema de controle para as contas a receber. No entanto, se os produtos ou serviços fornecidos puderem ser pagos posteriormente, os seus registos de contas a receber controlarão o valor devido.. É possível monitorar as contas a receber mantendo uma cópia de todas as facturas enviadas ou um registo das contas a receber. De qualquer forma, as informações necessárias incluem: data da factura, número da factura, valor da factura, termos, data de pagamento, valor pago e o nome da entidade a ser cobrada.

Muitos programas de software estão disponíveis para ajudá-lo a criar facturas e controlar as horas e despesas incorridas para cada cliente. Esses programas podem economizar horas para o proprietário e criar facturas de aspecto profissional. No entanto, de acordo com Ed Slott, autor de "Your Tax Questions Answered" (Plymouth Press), manter as suas contas a receber armazenadas no computador é sensato, se isso permitir que receba o pagamento mais rapidamente ou saiba qual é a origem do dinheiro. Por outro lado, um sistema de fitas de papel é muito eficaz. Entre os programas de software que criam facturas ou controlam as horas estão os seguintes: software QuickInvoice da Intuit; Timeslips e WinInvoice da Good Software; e PerForm Pro Plus da Delrina.

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Contas a pagar

As contas a pagar são dívidas contraídas pela sua empresa para bens e serviços. Manter o controle e saber a data de vencimento de suas dívidas permite estabelecer um crédito bom e segurar o seu dinheiro pelo maior tempo possível.

Empresários com poucas contas a pagar usam arquivos com etiquetas por datas a fim de manter o controle. Outras empresas de pequeno porte simplesmente pagam facturas duas vezes por mês e guardam todas as "Contas a Pagar" no arquivo. Empresas maiores usam arquivos de contas a pagar organizados por credores. Qualquer que seja o sistema escolhido , será necessário adquirir as seguintes informações sobre as contas a pagar: data da factura, número da factura, valor da factura, termos, data de pagamento, valor pago, balanço (se aplicável) e nomes e endereço do cliente.

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