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Como conduzir uma reunião formal

Adapted from content excerpted from the American Express® OPEN Small Business Network


Com o crescimento da sua pequena empresa , maiores serãoas suas reuniões de negócios. As reuniões informais podem ser eficazes, porém quando o prazo for curto e os projectos complexos, será necessária uma melhor organização . Ao trabalhar com clientes empresariais, talvez seja necessário conduzir uma reunião formal.

Etapa 1: Estabeleça objectivos

Um objectivo claro incentivará as pessoas a participar na reunião, pois elas entenderão a sua intenção. Esta medida vai também estabelecer a base para uma reunião bem conduzida.

As reuniões normalmente têm pelo menos um objectivo – informar ou decidir. "Discutir" não é o objectivo de uma reunião. Por exemplo, "um bom objectivo é determinar o posicionamento do mercado para a publicidade dirigida da Series 2000". A reunião é bem direccionada e o seu objectivo informado com clareza. "A discussão do marketing da Series 2000" parece sem propósito e pode dar espaço a divagações em vez de acções.

Etapa 2: Defina os participantes

Faça uma lista das pessoas que devem participar na reunião. Pense cuidadosamente sobre quem deve ou não estar na sala (provavelmente um participante possa participar por teleconferência, ou apenas num tema específico). Lembre-se que se desperdiçar o tempo de uma pessoa, ela estará menos pronta a comparecer e a participar numa próxima reunião sob sua responsabilidade.

Seja firme ao convidar pessoas para uma reunião. Respeite as suas agendas e utilize frases como "Por favor, programe-se para estar presente e comunique-me caso não possa comparecer." Informe sempre as pessoas sobre o objectivo, horário de início e de término da reunião. Enfatize também que terá início pontualmente.

Etapa 3: Elabore uma ordem de trabalhos

Uma ordem de trabalhos consiste numa lista dos assuntos que serão discutidos com a finalidade de alcançar o seu objectivo. Essa ordem de trabalhos pode ser mantida para seu uso pessoal ou distribuída aos participantes durante a reunião. O lado positivo de a distribuir é que os participantes terão um guia para seguir. O lado negativo é que isso pode desviar a atenção dos seus participantes; eles podem antecipar assuntos que ainda não estão no momento de serem abordados. Por exemplo, se o quinto assunto for uma questão de engenharia, os engenheiros presentes podem querer ir directo a este ponto. Para resolver outras questões, é aconselhável, antes, manter a ordem de trabalhos apenas em seu poder. Se estiver a presidir a uma reunião de avaliação de projecto, pode utilizar o cronograma do projecto como pauta.

Caso decida distribuir uma ordem de trabalhos, não deixe de expor no início da página o objectivo e a data da reunião. Todos os assuntos devem estar bem destacados. Cada pessoa presente deve receber um exemplar , faça cópias em número superior ao necessário.

Etapa 4: Mantenha o controlo

Iniciada a reunião, será sua a responsabilidade do seu desenrolar e direccionamento, a tentar evitar dispersões. Apresentamos algumas sugestões para executar esta tarefa:

  • Inicie a reunião pontualmente, mesmo que alguns participantes estejam atrasados. Se esperar pela última pessoa, estará a incentivar a que todos se atrasem.
  • Faça uma breve exposição sobre o objectivo da reunião.
  • Se distribuir uma ordem de trabalhos, certifique-se de que todos a acompanham, desta forma atingirá os seus objectivos.
  • Se a discussão cair num tópico e a decisão não for tomada, é a sua função interpor e dizer algo como, "Para que possamos cumprir o cronograma do projecto, temos de decidir."
  • Se for evidente que algo não pode ser resolvido, determine que será necessário resolvê-lo futuramente e acrescente-o ao cronograma do projecto.
  • Controlo dos participantes: seja firme se o grupo se exaltar e sugira que a questão seja discutida noutra ocasião.
  • No final da reunião agende a próxima.
  • Se convocou a reunião é, então, o responsável por fazer anotações ou para indicar alguém que o faça.
Etapa 5: Acompanhe de perto

Uma vez concluída a reunião, ainda tem trabalho por fazer.

Organize e distribua um memorando interno, resumindo o que foi discutido – e resolvido – e quais as acções que devem ser tomadas em relação às questões que precisam de mais esclarecimentos. Deve ser redigido a partir das anotações da reunião. O memorando não deve ser longo – alguns tópicos transmitem a mensagem necessária.

Agradeça às pessoas pela sua presença e participação. Elas ficarão felizes em saber que o seu tempo foi valorizado.

Actualize o seu cronograma para que cubra o progresso relatado na reunião. Na sua actualização, inclua a data da próxima reunião e as necessidades que têm de ser cumpridas até lá.

Distribua o cronograma revisto.

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