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Aprender a delegar

Adapted from content excerpted from the American Express® OPEN Small Business Network


Alguns proprietários de pequenas empresas orgulham-se do facto de fazerem tudo sozinhos nos seus negócios. Mas nem sempre faz sentido fazer tudo sozinho. Na verdade, deve delegar o maior volume de trabalho que conseguir se quiser que o seu negócio prospere. Se não o fizer , corre o risco de estar sempre com falta de tempo, com muitas responsabilidades e com monotonia no negócio.

Existem três razões principais para os donos de pequenas empresas dizerem que não conseguem delegar. De seguida, algumas das desculpas mais comuns. Leia para descobrir porque não dão certo. Depois, use uma Folha de cálculo como a descrita abaixo para o ajudara ter uma ideia sobre quais são as responsabilidades que pode delegar.

Dinheiro - "Não tenho como pagar alguém para fazer isso por mim."

É uma visão limitada para evitar a delegação por causa do investimento financeiro que exige. Sim, terá de pagar a alguém para que faça algo que pode fazer. Mas se for um consultor que cobra MTn 100/hora, usaria o seu tempo a preencher envelopes? Use o tempo que lhe sobra com a delegação de tarefas para descobrir novos negócios. Dessa maneira, ainda vai ganhar algum dinheiro pelas tarefas que contratar e vai ganhar dinheiro com o novo trabalho também.

Tempo - "Vai demorar muito tempo formar alguém. Será mais rápido sozinho."

Não ter tempo para formar alguém, geralmente, é uma cortina de fumo para o medo de perder o controlo. Se esse é o seu raciocínio, coloque no papel todas as suas tarefas e quanto tempo levaria a ensinar alguém a efectuá-las por si. A seguir seleccione uma ou duas tarefas que são as mais fáceis para serem delegadas e comece com elas. Isso fará com que gradualmente se habitue a evitar as responsabilidades de rotina.

Qualidade - "Ninguém pode fazer isso tão bem quanto eu ."

Essa é a desculpa mais antiga conhecida, provavelmente, também é verdadeira. Mas não é um motivo para evitar a delegação de trabalhos. Uma pessoa que contrata pode não fazer algo tão bem quanto você mesmo. Mas pense na tarefa que essa pessoa pode fazer por si depois de receber formação para tal. Se determinar que apenas consegue terminar certas tarefas perfeitamente, terá duas escolhas: guardá-las para si e delegar outras tarefas, ou aceitar ter alguma coisa bem feita em vez de perfeita. Muitas vezes, um trabalho muito bem feito é o suficiente.

Folha de cálculo de delegação

Use uma Folha de cálculo para determinar como está a usar o seu tempo. Use-a durante uma semana ou duas para ver quanto tempogasta em cada tarefa (seja importante ou secundária). Pode descobrir que está a usar muito tempo para certas tarefas que podem facilmente ser delegadas.

A sua Folha de cálculo deverá ter três colunas:

Tarefa / Actividade

Tempo Gasto

Plano de delegação

Use o "Plano de delegação" para registar as suas ideias em relação aos passos necessários para se livrar de uma tarefa. Inclua uma lista de possíveis candidatos.

Use-a durante uma semana ou duas para ver quanto tempo gasta em cada tarefa (seja importante ou secundária) . Pode descobrir que está a gastar muito tempo para certas tarefas que podem facilmente serem delegadas.

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